Si trabajas en RR. HH., ya sabes que el registro de jornada es obligatorio desde 2019. La pregunta que te interesa es otra: ¿qué pasa exactamente cuando llega un inspector y pide ver los registros?
En este artículo verás cómo actúa la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), qué documentación te pedirá, qué revisa y qué puedes hacer hoy para estar tranquilo si llega ese momento.
Cómo llega una inspección
La Inspección puede revisar tu registro de jornada por varias vías:
- Visita sin previo aviso. Los inspectores pueden entrar en el centro de trabajo sin avisar y pedir los registros en ese momento.
- Campañas planificadas. La ITSS organiza campañas sobre tiempo de trabajo, especialmente en sectores con muchos turnos y rotación.
- Actuaciones por otros motivos. Una inspección que empieza por otra cuestión puede acabar revisando también el registro de jornada.
Sea cual sea la vía, lo importante es lo mismo: los registros tienen que estar disponibles. Según el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, deben permanecer a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección, en el centro de trabajo o accesibles de forma inmediata desde allí.
Qué puede pedirte el inspector
Lo habitual es que solicite:
- Los registros diarios de entrada y salida del periodo que decida revisar. Puede pedirlos impresos, descargados en un formato legible o, si el registro es en papel, los originales.
- Documentación para contrastar: contratos, nóminas y justificación de las horas extraordinarias.
- Cómo funciona tu sistema de registro: quién ficha, cómo se hace y cómo se corrigen los errores.
Recuerda que los registros se deben conservar durante 4 años. Si el inspector pide un mes concreto de hace dos años, tienes que poder encontrarlo.
Qué revisa de verdad
Tener un sistema no basta. El inspector comprobará cinco cosas:
- Que el sistema se usa. No sirve tenerlo contratado si la plantilla no ficha.
- Que el registro está completo. Cada jornada, con hora de inicio y de fin.
- Que es fiable. Que los fichajes corresponden a cada trabajador y que no se han modificado sin control.
- Que es coherente. Que las horas registradas cuadran con las nóminas y con las horas extra que se pagan o compensan.
- Que se respetan los descansos, como las 12 horas mínimas entre jornadas.
El punto débil: los registros “a posteriori”
Es el error más fácil de cometer: hojas que se rellenan o firman a final de mes, horas que se apuntan “de memoria” o una hoja de cálculo que se completa días después.
El problema es que un registro así no demuestra lo que se trabajó realmente, sino lo que alguien recuerda o planificó. El Criterio Técnico 101/2019 es claro: el horario general, el calendario laboral o los cuadrantes no sirven como registro, porque reflejan una previsión, no la jornada efectiva.
Infracción grave y muy grave: la diferencia práctica
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave (art. 7.5). Los importes (art. 40) son:
| Tipo | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Grave | 751 – 1.500 € | 1.501 – 3.750 € | 3.751 – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 – 30.000 € | 30.001 – 120.005 € | 120.006 – 225.018 € |
La escala muy grave se aplica a las conductas que la LISOS califica como tales. Si en tu caso hay dudas sobre registros alterados o manipulados, consúltalo con tu asesoría laboral.
Un matiz importante: según el propio Criterio Técnico, la Inspección puede valorar la buena fe de la empresa y, en algunos casos, hacer un requerimiento para corregir el problema en lugar de abrir un expediente sancionador. Un sistema ordenado y trazable juega a tu favor.
Cómo llegar preparado: 6 comprobaciones
- ✔️Todas las sedes fichan con el mismo sistema.
- ✔️ El fichaje se hace en el momento, no a final de mes.
- ✔️ Tiempo parcial y teletrabajo también fichan.
- ✔️ Puedes sacar el registro de cualquier periodo de los últimos 4 años en poco tiempo.
- ✔️ Las horas extra registradas cuadran con las nóminas.
- ✔️ Cualquier corrección de un fichaje queda documentada: quién la aprobó y cuándo.
Si te falta alguna, ya sabes por dónde empezar.
Cómo te ayuda Humand
Con el módulo de Control de Asistencia de Humand:
- La plantilla ficha desde la app (web o móvil), desde el Kiosk (una tablet o un móvil compartido en la sede) o desde los relojes que ya tienes, gracias a las integraciones.
- Conviertes los datos de asistencia en reportes listos para descargar, siempre actualizados, sin reconstruir nada a mano.
- Detectas automáticamente los turnos incompletos, como un olvido al fichar la salida.
- Las horas extra se categorizan con reglas configurables, y las aprobaciones quedan registradas: quién aprobó y cuándo.
- El cálculo de horas se sincroniza con tu sistema de nómina, para que lo que se ficha y lo que se paga cuadre.
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