Cada pocos meses vuelve el mismo titular: “el fichaje digital será obligatorio”, “la jornada baja a 37,5 horas”. El ruido mediático es constante, pero esconde un dato más importante y menos citado: el registro horario en España ya es obligatorio desde 2019, y no llevarlo bien ya puede sancionarse hoy. Muchas empresas siguen fichando en Excel o en papel por inercia, sin ser del todo conscientes de que ese sistema ya está expuesto a una inspección hoy, no dentro de dos años. Este artículo separa con claridad qué exige ya la ley de control horario, qué sanciones existen ahora mismo y qué está todavía en trámite, para que ninguna decisión se tome sobre una fecha que aún no existe.
El registro horario ya es ley desde 2019, no una novedad
El Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, obliga a todas las empresas, sin importar su tamaño, a registrar a diario la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. El registro tiene que ser fiable, conservarse un mínimo de cuatro años y estar disponible para la propia persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo. La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, confirmó además que esta obligación aplica igual al teletrabajo: fichar no es solo cosa de oficina.
Lo que suele generar confusión es pensar que la ley exige un formato concreto. No es así: hoy el registro horario en España puede hacerse en papel, en una hoja de Excel o en una aplicación, siempre que el sistema sea fiable y verificable. El problema real no es el soporte, sino el momento en que se rellena. Un registro hecho “a posteriori” (por ejemplo, firmado todo junto a final de mes) difícilmente acredita la jornada real. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo deja claro, además, que los horarios previstos o los cuadrantes de turnos no sirven como registro, porque recogen lo planificado y no lo trabajado.
Las sanciones por incumplir el registro de jornada ya son reales
Aquí está el punto que más pasa desapercibido: no hace falta esperar a ninguna reforma para que exista riesgo legal. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica como infracción grave no llevar el registro de jornada o llevarlo mal (art. 7.5), con multas de 751 a 7.500 € (art. 40). La cuantía se gradúa según factores como la intencionalidad, el número de trabajadores afectados o si se han ignorado requerimientos previos.
El mensaje es sencillo: un registro en Excel o en papel que no refleja la jornada real ya está expuesto a sanción con la normativa vigente. La urgencia no depende de una ley futura.
El fichaje digital obligatorio: lo que aún no es ley
Aquí es donde el ruido mediático se separa de la realidad legal. Existe un Real Decreto de registro horario digital, en fase de borrador, que de aprobarse prohibiría fichar en papel o en Excel y exigiría un sistema exclusivamente digital, inalterable, trazable y con acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Su tramitación urgente se aprobó en septiembre de 2025, pero a día de hoy sigue sin publicarse en el BOE y no tiene fecha de entrada en vigor confirmada.
Eso no significa que esté lejos. En marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen con objeciones que obligó a revisar el texto, y en septiembre de 2026 la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, anunció que se aprobará “con carácter inmediato” en cuanto se incorporen los últimos cambios jurídicos. No hay fecha en el BOE, pero sí una señal pública de que está cerca. La recomendación práctica es tratarlo como una cuestión de anticipación, no de pánico: mejor digitalizar el fichaje ahora, con margen, que reaccionar cuando ya esté publicado.
¿Y la reducción de jornada a 37,5 horas? No está vigente
Conviene aclararlo porque suele mezclarse con lo anterior: la propuesta de reducir la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales fue rechazada en el Congreso el 10 de septiembre de 2025, con los votos en contra de PP, Vox, Junts y UPN. La jornada máxima legal en España sigue siendo de 40 horas semanales, y no hay ninguna fecha prevista para que esta reducción vuelva a debatirse. Si has leído que la jornada de 37,5 horas ya está en marcha, no es así.
Qué debe tener en cuenta tu empresa hoy
Más allá de lo que está en trámite, la normativa vigente ya exige varias cosas que conviene revisar antes de que lo haga una inspección:
| Punto | Qué exige hoy la ley |
|---|---|
| Registro en el momento | Fichar entrada y salida cuando se producen, no a final de mes. |
| Representación legal | Pactar o consultar el sistema de registro con la plantilla. |
| Horas extra | Registrarlas a diario y sumarlas en cada nómina. |
| Tiempo parcial | Registro diario y resumen mensual con la nómina. |
| Teletrabajo | Se ficha igual que en presencial. |
| Conservación | Guardar los registros 4 años, disponibles para plantilla e Inspección. |
| Geolocalización | Solo al fichar, nunca como rastreo, y avisando antes. |
| Biometría | Ofrecer siempre un método no biométrico. |
Cómo ayuda Humand a cumplir sin rediseñar tu operación
El módulo de Control Horario de Humand cubre estos puntos sin que tengas que cambiar tu forma de trabajar. Tu equipo ficha desde la app de Humand (web o móvil), con geolocalización y sin hardware adicional, o desde Humand Kiosk, que convierte cualquier tablet o móvil en una terminal de fichaje compartida con PIN. Si ya utilizas relojes u otros dispositivos, las integraciones reúnen todos los fichajes en un mismo lugar.
A partir de ahí, puedes cargar turnos de forma individual o masiva, aplicar tus propias reglas de horas extra y descargar reportes de asistencia en lugar de reconstruirlos a mano ante una inspección. El cálculo de horas se sincroniza con tu sistema de nómina, para que lo que se ficha llegue ya clasificado.
Y el control horario es solo uno de los módulos: la misma plataforma cubre comunicación interna, gestión de RR. HH., desarrollo de talento y cultura. Puedes activar cada módulo cuando lo necesites, sin sumar una herramienta más a las que ya usa RR. HH.
La conclusión que importa
El registro horario en España no es una obligación nueva ni una amenaza futura: lleva vigente desde 2019 y su incumplimiento ya se sanciona hoy. Lo que sí está cambiando es el margen de maniobra: el fichaje digital obligatorio puede aprobarse en cualquier momento, y las empresas que siguen dependiendo de Excel o papel sin un registro fiable ya asumen un riesgo que no depende de ninguna reforma pendiente.
Si tu empresa todavía gestiona el registro de jornada con hojas de cálculo o procesos manuales, es un buen momento para comprobar si ese sistema aguantaría una inspección.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el control horario en España?
Sí. Desde 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador, sin importar el tamaño de la empresa. Aplica también a tiempo parcial y a teletrabajo.
¿Qué formato de registro horario es válido legalmente?
Hoy la ley no exige un sistema digital concreto: vale papel, Excel o una app, siempre que el registro sea fiable y verificable. El problema real está en los registros hechos “a posteriori” —por ejemplo, firmados a fin de mes—, de los incumplimientos que más sanciona la Inspección, porque no se pueden acreditar como reales.
¿Va a ser obligatorio el fichaje digital?
Hay un Real Decreto en trámite que exigiría un registro exclusivamente digital, inalterable y con acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Todavía no está aprobado ni tiene fecha confirmada, pero el Gobierno ha declarado que podría firmarse “con carácter inmediato” en cuanto se cierre el acuerdo político. Mejor no esperar a que salga en el BOE para empezar a adaptarse.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
Un mínimo de cuatro años, con acceso disponible para el trabajador, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
¿Qué sanciones existen por no llevar bien el registro horario?
No tener registro o llevarlo mal se considera infracción grave (751–7.500 €); si hay manipulación de datos, es muy grave (hasta 225.018 €). En 2024, la Inspección de Trabajo impuso más de 20 millones de euros en sanciones relacionadas con el registro de jornada.
¿El registro horario también aplica al teletrabajo?
Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia confirma que quienes trabajan en remoto también deben fichar su jornada, igual que en modalidad presencial.
Fuentes citadas: Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE) · Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 · Ley 10/2021, de trabajo a distancia · Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), arts. 7.5 y 40.1 · Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), datos de 2024 · Ministerio de Trabajo y Economía Social · Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) · declaraciones públicas de la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz (9 de septiembre de 2026)
