Un club con historia y procesos tradicionales
El Club Atlético Lanús tiene historia, escala y una comunidad interna grande y dispersa. Lo que no tenía, hasta hace poco, era una forma eficiente de gestionarla y ayudarla a conectarse.
Los recibos de sueldo se imprimían, se firmaban a mano y se entregaban en persona. El equipo de RR. HH. no siempre coincidía en horario con los empleados, y había colaboradores que llegaban a acumular dos años de recibos sin retirar. Mientras tanto, en las canchas de tenis, el encargado administrativo recorría las catorce canchas con decenas de recibos y una lapicera. Los certificados médicos se entregaban en papel, en la oficina y en horario laboral. Por eso, si alguien tenía un certificado médico que enviar durante un fin de semana, por ejemplo, no podía hacerlo hasta el siguiente día hábil. Además, las vacaciones se gestionaban con formularios y los legajos vivían en carpetas físicas.
La comunicación interna tampoco era sencilla. Con más de treinta disciplinas, personal en distintos turnos y sedes, hacer llegar una novedad o actualización importante a todos al mismo tiempo era una tarea manual y lenta.
La decisión de modernizar la operación
El equipo de RR. HH. tenía claro que había llegado la hora de cambiar e inició un proceso de transformación durante el cual contó con el acompañamiento de la comisión directiva.
La condición necesaria para este cambio era clara: todo en un mismo lugar. Recibos digitales, control de asistencia, comunicación interna, legajo digital. No querían herramientas dispersas que resolvieran cada problema por separado, sino una plataforma que centralizara todo lo que el área necesitaba. Humand fue la opción que cumplió con esos requisitos.
“Nos costaba llegar a todos los ámbitos en tiempo y forma. Y con Humand eso lo pudimos resolver para que estén todos conectados en el mismo momento.”
Humand en el día a día del club
Hoy, 400 empleados del club conviven en Humand. Esto significa una variedad de perfiles que va desde empleados administrativos y profesores hasta personal de mantenimiento y trabajadores de temporada (como los de colonia y pileta de verano) que pueden darse de alta y de baja según el calendario del club.
Algunos de los usos que más se destacan:
- Documentos y recibos de sueldo: En cuanto se procesa el pago, el recibo está disponible en la app para que cada colaborador lo firme digitalmente. El equipo de RR. HH. puede consultarlo en cualquier momento sin buscar en carpetas ni depender de la presencia física de nadie. Asimismo, toda la documentación del colaborador está centralizada y disponible al instante en un legajo digital.
- Control de asistencia con fichaje facial: El club incorporó una tablet con reconocimiento facial para las entradas y salidas. El equipo de RR. HH. accede a la información en tiempo real, algo que con el sistema anterior de huella dactilar resultaba más complejo.
- Licencias médicas: Si un empleado se enferma, puede subir el certificado desde la app ese mismo día. El área de RR. HH. lo recibe de inmediato y puede planificar en consecuencia.
- Vacaciones: Los colaboradores pueden ver su saldo de días disponibles y gestionar sus solicitudes directamente desde la app, sin necesidad de consultar a RR. HH. para saber cuántos días les quedan.
- Comunicación interna y Red Social: Las novedades llegan a todos al mismo tiempo, sin importar en qué sede o cancha esté cada uno. El muro también funciona como espacio de comunidad donde se destacan y comparten cumpleaños, fotos de eventos y reconocimientos. En un club con mucha gente que trabaja en distintos sectores sin cruzarse, ese espacio digital empezó a crear vínculos que antes no existían.
Una digitalización que llegó para quedarse
Lo que el equipo de RR. HH. temía, es decir, que la tecnología generara resistencia, no ocurrió. Por el contrario, la plataforma resultó intuitiva, parecida en su lógica a una red social, y la adopción fue más que positiva en todos los sectores y edades.
El cambio más concreto es el tiempo: minutos y hasta horas que antes se iban en imprimir, firmar, entregar, buscar y archivar ahora se usan en tareas de más valor.
“Optamos por Humand porque necesitábamos toda la documentación en un solo lugar, hacer entregas de recibos de sueldo de forma digital, tener un control horario junto con sus métricas, y todo eso lo encontramos en un solo lugar.”