Um clube com história e processos tradicionais
O Club Atlético Lanús tem história, escala e uma comunidade interna grande e dispersa. O que não tinha, até pouco tempo atrás, era uma forma eficiente de gerenciá-la e ajudá-la a se conectar.
Os contracheques eram impressos, assinados à mão e entregues pessoalmente. A equipe de RH nem sempre coincidía em horário com os funcionarios, e havia colaboradores que chegavam a acumular dois anos de contracheques sem retirar. Enquanto isso, nas quadras de tênis, o responsável administrativo percorria todas as catorze quadras com dezenas de contracheques e uma caneta. Os atestados médicos eram entregues em papel, no escritório e em horário comercial. Por isso, se alguém precisasse enviar um atestado durante um fim de semana, por exemplo, teria que esperar até o próximo dia útil. Além disso, as férias eram gerenciadas com formulários e os prontuários viviam em pastas físicas.
A comunicação interna também não era simples. Com mais de trinta modalidades, funcionários em diferentes turnos e sedes, fazer chegar uma novidade ou atualização importante a todos ao mesmo tempo era uma tarefa manual e lenta.
A decisão de modernizar a operação
A equipe de RH sabia que havia chegado a hora de mudar e iniciou um processo de transformação durante o qual contou com o apoio da diretoria.
A condição necessária para essa mudança era clara: tudo em um único lugar. Contracheques digitais, controle de ponto, comunicação interna, prontuário digital. Não queriam ferramentas separadas resolvendo cada problema de forma isolada, mas uma plataforma que centralizasse tudo o que a área precisava. A Humand foi a opção que atendeu a esses requisitos.
“Tínhamos dificuldades para alcançar todos os âmbitos em tempo hábil. Com a Humand, conseguimos resolver isso para que todos estejam conectados ao mesmo tempo.”
A Humand no dia a dia do clube
Hoje, 400 funcionários do clube convivem na Humand. Isso representa uma variedade de perfis que vai de funcionários administrativos e professores até pessoal de manutenção e trabalhadores sazonais (como os da colônia de férias e da piscina de verão) que podem ser ativados e desativados de acordo com o calendário do clube.
Alguns dos usos mais relevantes:
- Documentos e contracheques: Assim que a folha de pagamento é processada, o contracheque fica disponível no app para que cada colaborador assine digitalmente. A equipe de RH pode consultá-lo a qualquer momento sem precisar buscar em pastas ou depender da presença física de ninguém. Além disso, toda a documentação do colaborador fica centralizada e disponível instantaneamente em um prontuário digital.
- Controle de presença com reconhecimento facial: O clube adotou um tablet com reconhecimento facial para registrar entradas e saídas. A equipe de RH acessa as informações em tempo real, algo que com o sistema anterior de impressão digital era mais complexo.
- Licenças médicas: Se um funcionário adoecer, pode enviar o atestado pelo app no mesmo dia. O RH o recebe imediatamente e pode planejar em conformidade.
- Férias: Os colaboradores podem ver o saldo de dias disponíveis e gerenciar suas solicitações diretamente pelo app, sem precisar consultar o RH para saber quantos dias têm restantes.
- Comunicação interna e Rede Social: As novidades chegam a todos ao mesmo tempo, independentemente de em qual sede ou quadra estejam. O mural também funciona como espaço de comunidade, onde aniversários, fotos de eventos e reconhecimentos são compartilhados. Em um clube onde muitas pessoas trabalham em setores diferentes sem se cruzar, esse espaço digital começou a criar vínculos que antes não existiam.
Uma digitalização que veio para ficar
O que a equipe de RH temia, ou seja, que a tecnologia gerasse resistência, não aconteceu. Pelo contrário, a plataforma se mostrou intuitiva, semelhante em sua lógica a uma rede social, e a adoção foi amplamente positiva em todos os setores e faixas etárias.
A mudança mais concreta é o tempo: minutos e até horas que antes eram gastos imprimindo, assinando, entregando, buscando e arquivando agora são dedicados a tarefas de maior valor.
“Escolhemos a Humand porque precisávamos de toda a documentação em um único lugar, entrega digital de contracheques, controle de ponto com suas métricas, e encontramos tudo isso em uma única plataforma.”