El desafío de gestionar procesos descentralizados
Antes de Humand, gran parte de los procesos internos de Banco Columbia estaban distribuidos entre diferentes canales: documentación por mail, conversaciones en múltiples plataformas, formularios y autorizaciones que iban y venían entre distintas personas formaban parte de la gestión cotidiana. Para el equipo de Recursos Humanos, esto significaba procesos difíciles de seguir, poca trazabilidad y mucho trabajo manual.
El desafío se hacía especialmente visible en la gestión documental y de solicitudes. Desde un cambio de domicilio hasta un pedido de préstamo, una licencia o un reintegro de gastos podían involucrar múltiples intercambios antes de llegar a una resolución.
La falta de centralización también impactaba en la capacidad de medir. Obtener información sobre una gestión particular implicaba reunir datos manualmente y dedicar tiempo de varios colaboradores para construir una métrica.
Banco Columbia necesitaba ordenar estos procesos y construir una experiencia más simple tanto para Recursos Humanos como para toda la organización.
Todo centralizado en una sola plataforma
Banco Columbia comenzó su transformación con los procesos que representaban sus principales puntos de dolor: documentación, solicitudes y comunicación. Con Humand, la organización pudo llevar esas gestiones a un único espacio y empezar a automatizar procesos que antes dependían de múltiples canales.
Hoy, algunos de los módulos que Banco Columbia más usa son:
- Gestión de servicios: solicitudes, autorizaciones, reintegros de gastos y otros trámites se gestionan desde un único lugar, permitiendo centralizar el seguimiento y reducir intercambios manuales.
- Vacaciones y permisos: el 100% de las licencias de Banco Columbia se gestionan a través de la plataforma.
- Legajos digitales: la información de cada colaborador puede mantenerse actualizada en tiempo real, desde datos personales hasta cambios de domicilio relevantes para distintas gestiones.
- Documentos: la documentación que antes estaba distribuida entre diferentes canales ahora se encuentra centralizada y disponible desde la plataforma.
- Comunicación interna: Humand también funciona como un canal para conectar a los equipos y acercar información a toda la organización.
Para los colaboradores, el cambio significó dejar de depender de una computadora o de estar físicamente en una oficina para realizar un trámite. Desde la app pueden gestionar solicitudes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y para Recursos Humanos, significa recibir esa información en tiempo real, tener mayor visibilidad sobre cada proceso y responder más rápido.
La centralización también transformó la forma en que Banco Columbia trabaja con datos. Antes, construir una métrica sobre un proceso podía requerir un importante esfuerzo manual. Hoy, el equipo puede acceder a la información centralizada, obtener listados y construir los KPIs que necesita de manera mucho más simple.
Este cambio representó un incremento del 100% en la eficiencia frente a la forma de trabajo anterior. Además, la mayor trazabilidad permite identificar oportunidades de mejora, detectar demoras y tomar decisiones para optimizar continuamente la experiencia de los colaboradores.
Una plataforma para toda la organización
Hoy, el 100% de los colaboradores de Banco Columbia utiliza Humand. Desde una persona que acaba de ingresar hasta los directores y accionistas del banco, todos acceden a información y procesos a través de la misma plataforma.
Y la transformación continúa. Banco Columbia sigue avanzando en la automatización de documentación, servicios y nuevas gestiones para reducir tareas manuales y construir una experiencia cada vez más simple para sus equipos.
Para la organización, Humand dejó de ser solamente una herramienta para convertirse en un aliado para la gestión de personas.
“Hoy tenemos todo a través de Humand. No solamente nos agiliza a nosotros, sino también al personal, que tiene una forma más simple, más dinámica y un solo lugar donde está todo centralizado.”