O desafio de gerenciar processos descentralizados
Antes da Humand, muitos dos processos internos do Banco Columbia estavam distribuídos entre diferentes canais: documentos enviados por e-mail, conversas em múltiplas plataformas, formulários e aprovações que iam e voltavam entre diferentes pessoas faziam parte da rotina. Para a equipe de Recursos Humanos, isso significava processos difíceis de acompanhar, pouca rastreabilidade e uma quantidade significativa de trabalho manual.
O desafio era especialmente evidente na gestão de documentos e solicitações. Desde uma mudança de endereço até um pedido de empréstimo, uma solicitação de licença ou um reembolso de despesas, cada processo podia envolver diversas interações antes de chegar a uma resolução.
A falta de centralização também afetava a capacidade da equipe de medir resultados. Obter informações sobre um processo específico exigia reunir dados manualmente e envolver vários colaboradores para construir uma única métrica.
O Banco Columbia precisava organizar esses processos e criar uma experiência mais simples tanto para Recursos Humanos quanto para toda a organização.
Tudo centralizado em uma única plataforma
O Banco Columbia iniciou sua transformação focando em seus principais pontos de dor: documentação, solicitações e comunicação. Com a Humand, a organização conseguiu reunir esses processos em um único espaço e começar a automatizar fluxos que antes dependiam de múltiplos canais.
Hoje, alguns dos módulos mais utilizados pelo Banco Columbia são:
- Gestão de Serviços: solicitações, aprovações, reembolsos de despesas e outros processos são gerenciados em um único lugar, centralizando o acompanhamento e reduzindo trocas manuais.
- Férias e Licenças: 100% das solicitações de licença do Banco Columbia são gerenciadas pela plataforma.
- Prontuários Digitais: as informações de cada colaborador podem ser mantidas atualizadas em tempo real, desde dados pessoais até mudanças de endereço relevantes para diferentes processos.
- Documentos: a documentação que antes estava dispersa entre diferentes canais agora está centralizada e acessível pela plataforma.
- Comunicação Interna: a Humand também funciona como um canal para conectar as equipes e compartilhar informações com toda a organização.
Para os colaboradores, a mudança significou deixar de depender de um computador ou de estar fisicamente no escritório para realizar uma solicitação. Pelo app, eles podem gerenciar solicitações de qualquer lugar e a qualquer momento. Para Recursos Humanos, isso significa receber essas informações em tempo real, ter maior visibilidade sobre cada processo e responder mais rapidamente.
A centralização também transformou a forma como o Banco Columbia trabalha com dados. Antes, construir uma métrica sobre um processo específico podia exigir um esforço manual significativo. Hoje, a equipe pode acessar informações centralizadas, gerar relatórios e construir os KPIs necessários de forma muito mais simples.
Essa mudança representou um aumento de 100% na eficiência em comparação com a forma anterior de trabalho. A maior rastreabilidade também permite identificar oportunidades de melhoria, detectar atrasos e tomar decisões para otimizar continuamente a experiência dos colaboradores.
Uma plataforma para toda a organização
Hoje, 100% dos colaboradores do Banco Columbia utilizam a Humand. Desde quem acabou de entrar na organização até os diretores e acionistas do banco, todos acessam informações e processos pela mesma plataforma.
E a transformação continua. O Banco Columbia segue ampliando a automação de documentos, serviços e novos processos para reduzir tarefas manuais e criar uma experiência cada vez mais simples para suas equipes.
Para a organização, a Humand deixou de ser apenas uma ferramenta e se tornou uma verdadeira parceira na gestão de pessoas.
“Hoje, gerenciamos tudo pela Humand. Ela não só torna as coisas mais simples para nós, mas também para os nossos colaboradores, que agora têm uma experiência mais simples, mais dinâmica e um único lugar onde tudo está centralizado.”