Llevas meses leyendo titulares sobre el “fichaje digital obligatorio”. Unos dicen que ya está aquí, otros que no llegará nunca. Pongamos un poco de orden: qué es obligatorio hoy, qué cambiaría con el nuevo Real Decreto y qué puedes hacer ahora para no tener que correr después.
Qué es obligatorio hoy
Desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), todas las empresas deben:
- Registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.
- Hacerlo también con quien trabaja a tiempo parcial y en teletrabajo (Ley 10/2021).
- Conservar los registros durante 4 años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Hoy la ley no exige un formato concreto: papel, hoja de cálculo o app son válidos, siempre que el registro sea fiable y refleje la jornada real.
Qué cambiaría con el nuevo Real Decreto
El Gobierno tramita un Real Decreto que modificaría la forma de registrar la jornada. Según el borrador, el registro tendría que ser:
- Exclusivamente digital: el papel y las hojas de cálculo dejarían de servir.
- Inalterable: cualquier modificación tendría que dejar rastro.
- Trazable: se podría saber quién hizo cada cambio y cuándo.
- Accesible en remoto para la Inspección de Trabajo, sin necesidad de visitar el centro.
Como todavía es un borrador, el texto final puede cambiar.
En qué punto está
- Septiembre de 2025: se aprueba su tramitación por la vía de urgencia.
- Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen con objeciones al texto, lo que obliga a revisarlo.
- Septiembre de 2026: la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, anuncia que se aprobará “con carácter inmediato” en cuanto se incorporen los últimos cambios jurídicos.
A día de hoy no se ha publicado en el BOE ni tiene fecha de entrada en vigor. Pero las señales apuntan a que está cerca.
Qué significa si sigues con hojas de cálculo o papel
Hoy tu sistema puede ser válido. Pero hay dos riesgos:
- El riesgo de ahora. Aunque el formato sea legal, los registros hechos a posteriori (firmados a final de mes, completados de memoria) no demuestran la jornada real. Ese problema existe ya, sin esperar a ninguna ley nueva.
- El riesgo de mañana. Si el Real Decreto se aprueba, tendrás que migrar a un sistema digital, probablemente con poco margen. Elegir herramienta, configurarla por sede y formar a toda la plantilla lleva tiempo.
Prepararte ahora no es alarmismo: es hacer con calma lo que después tendrías que hacer con prisas.
Cómo prepararte: 5 pasos
- Haz inventario. ¿Cómo se ficha hoy en cada sede y en cada colectivo (turnos, teletrabajo, equipos en campo)?
- Define qué necesitas del sistema. Fichaje digital, historial de cambios, reportes descargables y acceso para quien lo necesite.
- Aprovecha lo que ya tienes. Si usas relojes de fichaje, comprueba si se pueden integrar en lugar de sustituirlos.
- Informa a la plantilla. Explica cómo se fichará y, si vas a usar geolocalización, avisa antes y úsala solo en el momento del fichaje.
- Conéctalo con la nómina. Si las horas registradas no llegan bien clasificadas a la nómina, el problema solo cambia de sitio.
Cómo te ayuda Humand
El módulo de Control de Asistencia de Humand te permite digitalizar el fichaje sin rediseñar tu operación:
- Fichaje multidispositivo: app web o móvil, con geolocalización, y Kiosk para sedes con tablets o móviles compartidos, con PIN.
- Integraciones: una API que reúne en un mismo lugar los fichajes de los relojes de fichaje y otros dispositivos que ya uses.
- Turnos y horas extra con reglas configurables por sede y convenio.
- Reportes listos para descargar, siempre actualizados.
- Sincronización con tu sistema de nómina.
Todo dentro de la misma plataforma de comunicación interna y gestión de personas que usa tu equipo.
