Para empresas con gente en tiendas, plantas, bodegas, obras y oficinas: qué pedirle al sistema, qué preguntarle al proveedor y cómo lo resuelve Humand.
Respuesta rápida: el mejor software de recursos humanos para una empresa en Colombia es el que llega a toda la plantilla, también a quienes no tienen correo corporativo ni computador. En la práctica tiene que funcionar desde el celular, resolver las solicitudes del día a día (certificados laborales, vacaciones, permisos, incapacidades), registrar la jornada y las horas extra como pide la reforma laboral, y servir de canal oficial de comunicación. Humand es una plataforma de recursos humanos con IA nativa que cubre esas necesidades en la tienda, la planta, la obra y la oficina. En Colombia la usan empresas como Grupo Éxito, IMI SAS y Puppis.
En esta guía
- Qué necesita una empresa en Colombia de su software de recursos humanos
- Solicitudes, certificados, vacaciones e incapacidades
- Jornada, turnos y registro de horas extra
- Comunicación interna con equipos de primera línea
- Capacitación, clima y bienestar
- IA para recursos humanos
- Cómo elegir: cuatro pasos y qué preguntarle al proveedor
- Empresas en Colombia que usan Humand
- Cómo es la implementación
- Preguntas frecuentes
Qué necesita una empresa en Colombia de su software de recursos humanos
Muchas guías de software de recursos humanos imaginan una empresa de oficina, donde todos tienen computador y correo corporativo. En Colombia, buena parte de las empresas medianas y grandes no se parece a eso. Tienen cadenas de tiendas, plantas, bodegas, frentes de obra y proyectos en distintas ciudades, y una porción grande de su gente nunca se sienta frente a un computador. El sistema tiene que servirles a ellos y también a la oficina.
Lo primero es el acceso. Si el software depende del correo, deja por fuera justo a quienes sostienen la operación. En Grupo Éxito, más de 28.000 de sus colaboradores trabajan directamente en la operación, más del 90% de la plantilla, y muchos no usan habitualmente un computador ni un correo corporativo.
Lo segundo es el volumen de trámites. En Colombia, el área de Gestión Humana o Talento Humano recibe cada semana pedidos que se repiten: certificados laborales, desprendibles de pago, vacaciones, permisos, incapacidades, cambios de cuenta bancaria. Si cada uno pasa por un correo, un formato en papel o un auxiliar de recursos humanos, el equipo se va en tramitar.
Y lo tercero son las reglas, que cambiaron:
- Jornada de 42 horas. Desde el 15 de julio de 2026, la jornada máxima ordinaria es de 42 horas semanales (Ley 2101 de 2021), que se pueden distribuir en 5 o 6 días.
- Trabajo nocturno desde las 7:00 p. m. Con la Ley 2466 de 2025 (la reforma laboral), el trabajo nocturno es el que se hace entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m.
- Recargo por días de descanso. Desde el 1 de julio de 2026, el recargo por trabajar en un día de descanso obligatorio es del 90%, y llega al 100% el 1 de julio de 2027.
- Registro de horas extra. La reforma obliga a llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador, con el nombre, la actividad y las horas, diurnas o nocturnas. Salvo excepciones, las horas extra no pueden pasar de 2 diarias ni de 12 semanales.
Con turnos que cruzan las 7 de la noche, trabajo en domingos y festivos y sedes repartidas por el país, llevar todo eso en hojas de cálculo deja demasiado margen de error.
En corto: si tu empresa tiene equipos operativos, fíjate en tres cosas: que todos puedan entrar aunque no tengan correo corporativo, que la gente resuelva sus trámites sin depender de un intermediario y que la jornada y las horas extra queden registradas como pide la reforma.
Solicitudes, certificados, vacaciones e incapacidades
Es donde Gestión Humana pierde más horas. Alguien necesita un certificado laboral para el banco, otro quiere saber cuántos días de vacaciones le quedan, otro manda la incapacidad por WhatsApp.
En Humand, esas solicitudes pasan por gestión de servicios: cada tipo de trámite tiene su flujo de aprobación y llega al equipo que lo resuelve, y el colaborador sigue su caso desde el celular. Los formularios reemplazan los formatos en papel, y el módulo de documentos sirve para compartir y firmar desde la app los desprendibles de pago, los certificados y cualquier documento que haya que entregar. En Colombia, la firma electrónica tiene respaldo en la Ley 527 de 1999, siempre que el método identifique a quien firma y sea confiable.
En Grupo Éxito, más de 3.000 solicitudes semanales entre servicios, vacaciones y permisos pasan hoy por Humand, junto con unos 2.000 formularios por semana. IMI SAS, una empresa de ingeniería y mantenimiento industrial de Cartagena, pasó los certificados laborales, las vacaciones, los permisos y la contratación a un proceso 100% digital y ahorró más de 11.500 hojas de papel en un año.
Las vacaciones y los permisos se piden y se aprueban desde la app, con las reglas de tu empresa: los 15 días hábiles de vacaciones por año de servicio que fija el Código Sustantivo del Trabajo y lo que cada política agregue. El legajo digital reúne la documentación de cada persona en un solo lugar, con permisos por rol. Para los nuevos ingresos, el módulo de onboarding arma un recorrido con documentos, capacitaciones y tareas, algo que pesa en operaciones con rotación alta.
La nómina sigue en tu sistema de nómina, que es donde se liquida y se genera el documento soporte de nómina electrónica que exige la DIAN. Humand no lo reemplaza: se conecta por integraciones vía API para crear usuarios, cargar documentos y mantener el organigrama. Todo esto hace parte de la gestión de recursos humanos en Humand.
Jornada, turnos y registro de horas extra
Con la jornada de 42 horas, el trabajo nocturno desde las 7:00 p. m. y el nuevo recargo dominical, saber quién trabajó cuánto, y en qué franja, se volvió más importante. Y ahora el registro de horas extra es una obligación: si un trabajador lo pide, la empresa tiene que entregarle la relación de sus horas extra, y si una autoridad lo solicita, tiene que mostrar el registro.
El control de asistencia de Humand registra entradas y salidas desde la app, con reconocimiento facial y geolocalización, o centraliza las marcaciones de los relojes biométricos que ya tienes. Para tiendas y plantas con muchas personas en el cambio de turno está Humand Kiosk: una terminal compartida donde cada colaborador marca en segundos con reconocimiento facial o PIN, aunque no tenga correo corporativo ni celular. Gestión Humana consulta las horas trabajadas en tiempo real y descarga los reportes.
Los turnos laborales se planifican respetando los descansos obligatorios, y cada persona ve en el celular su turno, sus días de descanso y los festivos. Humand te ayuda a registrar y ordenar esa información; la liquidación de recargos y horas extra se hace en tu sistema de nómina, y las políticas siguen siendo de cada empresa.
Comunicación interna con equipos de primera línea
En muchas empresas colombianas la comunicación con la operación pasa por grupos de WhatsApp, carteleras y comunicados impresos. Funciona hasta cierto punto: los mensajes importantes se pierden, nadie sabe quién leyó qué y la información de la empresa se mezcla con los chats personales.
Un canal oficial resuelve eso. Con la comunicación interna de Humand, las novedades se publican para toda la empresa o para grupos por sede, tienda o área, hay chat interno con llamadas de voz y video, y las noticias llegan como notificación al celular.
Grupo Éxito dependía de comunicados, correos y afiches repartidos entre sus dependencias. Hoy sus mensajes llegan de forma directa y al mismo tiempo a más de 30.000 colaboradores, sin importar su tienda, su ubicación o su unidad de negocio.
Si lo que estás evaluando es específicamente una herramienta de comunicación, te puede servir nuestra guía sobre cómo elegir una plataforma de comunicación interna.
Capacitación, clima y bienestar
Capacitar a gente que trabaja por turnos, o repartida en varias ciudades, es difícil si todo depende de reunirla en un salón. Con el módulo de aprendizaje, cada persona hace sus cursos desde el celular, y Gestión Humana ve quién los terminó. Eso sirve también para las capacitaciones obligatorias, donde hace falta dejar constancia. Grupo Éxito gestiona desde Humand cursos de cumplimiento legal con trazabilidad y registro de finalización, y cada semana se completan más de 1.500 capacitaciones.
El clima se mide con encuestas de clima y de pulso, y se trabaja con reconocimientos, celebraciones y una experiencia del colaborador que incluye evaluaciones de desempeño y objetivos. Puppis, con 850 colaboradores entre Argentina y Colombia, tiene al 100% de su gente activa en la plataforma y respuestas de casi el 100% en sus encuestas de clima. Sus equipos en Colombia pueden hacer los cursos que se crean en Argentina.
Si además quieres un plan para subir el compromiso de tu gente, lo explicamos paso a paso en cómo aumentar el engagement laboral en Colombia.
IA para recursos humanos
Muchas de las preguntas que recibe Gestión Humana se repiten: cuántos días de vacaciones me quedan, cómo pido un certificado, dónde está la política de permisos. Sammy IA, el asistente de Humand, las responde las 24 horas con la información de tu empresa, cita la fuente y, cuando hace falta, pasa la consulta al área que corresponde. Solo responde con lo que cada persona tiene permiso de ver.
Así el equipo deja de contestar lo mismo una y otra vez y puede dedicarse a lo que necesita criterio. Con Humand IA, además, puede generar cursos y comunicados.
¿Quieres ver cómo funcionaría en tu operación? Pide una demo.
Cómo elegir: cuatro pasos y qué preguntarle al proveedor
Una forma práctica de hacer la elección:
- Cuenta quién queda por fuera hoy. Cuántas personas no tienen correo corporativo ni computador, y en qué sedes, tiendas u obras están.
- Elige los trámites que más tiempo consumen. Certificados laborales, vacaciones, incapacidades, asistencia en hojas de cálculo, horas extra sin registro. Si la reforma laboral te obligó a cambiar turnos o recargos, empieza por ahí.
- Lleva esos casos a la demo. Pide que te muestren tu proceso real, no una presentación general.
- Pregunta por la adopción. Un sistema que nadie abre no sirve, por muchas funciones que tenga.
Estas son las preguntas que más diferencian a una plataforma pensada para equipos operativos en Colombia:
| Criterio | Por qué importa en Colombia | Qué preguntarle al proveedor | En Humand |
|---|---|---|---|
| Acceso sin correo | En tiendas, plantas y obras, la mayoría no tiene correo corporativo | ¿Cómo entra alguien que solo tiene un celular personal, o ninguno? | Ingreso con número de identificación desde el celular; kiosco compartido |
| Solicitudes y certificados | Certificados laborales, permisos, incapacidades y cambios de datos llegan todas las semanas | ¿El colaborador puede pedirlos y seguirlos solo? ¿Cada trámite tiene su flujo de aprobación? | Gestión de servicios y formularios con flujos configurables |
| Jornada y horas extra | Jornada de 42 horas, trabajo nocturno desde las 7:00 p. m. y registro obligatorio de horas extra | ¿Cómo registra las horas diurnas y nocturnas? ¿Puedo entregar la relación de horas extra que pida un trabajador? | App, kiosco y relojes biométricos, con reportes de horas |
| Nómina | La liquidación y la nómina electrónica ya viven en un sistema | ¿Se conecta con mi software de nómina actual? | Integraciones vía API; la nómina sigue en tu sistema |
| Documentos | Desprendibles y certificados se entregan a cada persona, en cada sede | ¿Se firman desde el celular? | Documentos con firma electrónica desde la app |
| Implementación | La operación no puede parar | ¿Cuánto tarda con mi tamaño y mis integraciones? ¿Qué incluye? | Implementación estándar de 2 a 4 semanas |
| Adopción | El valor depende de cuánta gente la usa | ¿Qué porcentaje de usuarios activos tienen clientes parecidos a mi empresa? | Datos publicados en sus casos de éxito |
| Precio | Depende de la cantidad de personas | ¿El precio escala con el número de colaboradores? | Precio a medida, con planes para pymes |
Empresas en Colombia que usan Humand
| Empresa | Industria | Equipo | Resultado publicado |
|---|---|---|---|
| Grupo Éxito | Retail | 32.000 colaboradores | 100% de usuarios activos cada mes y más de 3.000 solicitudes gestionadas por semana |
| IMI SAS | Ingeniería y mantenimiento industrial | Frentes de trabajo en distintas ubicaciones | 100% de adopción, 91% de usuarios activos semanales y 11.500 hojas de papel ahorradas en un año |
| Puppis | Retail | 850 colaboradores en Argentina y Colombia | 100% de usuarios activos y casi el 100% de respuesta en encuestas de clima |
Hay soluciones por industria para retail, manufactura, logística y construcción, y todos los casos están en casos de éxito.
Cómo es la implementación
Depende del tamaño de la empresa y de cuántos sistemas haya que integrar. La implementación estándar de Humand se completa en 2 a 4 semanas, con acompañamiento en la importación de datos, la configuración y el lanzamiento con los colaboradores. En Grupo Éxito, más del 50% de los colaboradores ya estaba activo el primer día del lanzamiento, y cerca de un año después el 100% entra al menos una vez al mes y ocho de cada diez lo hacen cada semana.
Una forma de acelerar la adopción es que la app tenga desde el primer día algo que la gente necesita usar sí o sí: el desprendible de pago, el certificado laboral, el turno de la semana o la solicitud de vacaciones. Cuando eso está ahí, la gente la abre sola.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software de recursos humanos en Colombia?
Depende de tu operación. Si tienes gente sin correo corporativo, varias sedes y turnos que cambiaron con la reforma laboral, el mejor software es el que llega a toda la plantilla desde el celular, resuelve las solicitudes y los certificados, registra la jornada y las horas extra y reemplaza los grupos de WhatsApp como canal oficial. Humand reúne esas funciones en una sola plataforma pensada para la tienda, la planta, la obra y la oficina.
¿Mis colaboradores necesitan correo corporativo para usar Humand?
No. Cada persona entra desde su celular con su número de identificación, sin correo corporativo. Y quien no tiene celular puede marcar su asistencia en un kiosco compartido.
¿Humand reemplaza mi software de nómina?
No. La liquidación y la nómina electrónica siguen en tu sistema de nómina. Humand se conecta por API con los principales sistemas de nómina y ERP de la región para crear usuarios, cargar documentos y mantener el organigrama, y se ocupa de lo que pasa después: la entrega y la firma de documentos, las solicitudes, las vacaciones y la comunicación con cada colaborador.
¿Se pueden pedir certificados laborales y otras solicitudes desde la app?
Sí. Con la gestión de servicios y los formularios, cada colaborador pide certificados, permisos, vacaciones o cambios de datos desde el celular, y cada trámite sigue su propio flujo de aprobación hasta el equipo que lo resuelve.
¿Cómo ayuda un software de recursos humanos con la reforma laboral?
Te ayuda a registrar la jornada y las horas extra de cada persona, diferenciando las diurnas de las nocturnas, a planificar turnos con la jornada de 42 horas y a comunicar los cambios de políticas a toda la plantilla. El cálculo de recargos se hace en la nómina, y el software no reemplaza la asesoría legal.
¿Puedo registrar la asistencia de mis equipos de planta o de tienda con Humand?
Sí. El control de asistencia registra entradas y salidas desde la app, con reconocimiento facial y geolocalización, desde un kiosco compartido o centralizando las marcaciones de relojes biométricos. Cada persona ve sus turnos, días de descanso y festivos en la app.
¿Qué conviene para una cadena de retail con muchas tiendas?
Una plataforma que llegue a todas las tiendas al mismo tiempo, que permita hacer solicitudes, firmar documentos y marcar la asistencia desde el celular, y que funcione igual en cada punto de venta. En Grupo Éxito, Humand llega a más de 30.000 colaboradores, sin importar la tienda o la unidad de negocio en la que trabajen.
¿Cuánto tarda la implementación?
La implementación estándar se completa en 2 a 4 semanas y depende del tamaño y de las integraciones. Como referencia, en Grupo Éxito más de la mitad de los colaboradores estaba activa desde el primer día.
¿Cuánto cuesta Humand en Colombia?
El precio es a medida y depende de la cantidad de colaboradores; hay planes específicos para pymes. Para una propuesta, agenda una demo con el equipo.
¿Quieres ver cómo quedaría Humand con tus sedes, tus turnos y tu sistema de nómina? Agenda una demo con el equipo.
Fuentes
- Ley 2101 de 2021, reducción gradual de la jornada laboral (artículos 2 y 3). Secretaría del Senado.
- Ley 2466 de 2025, reforma laboral (artículos 10, 12, 13 y 14: trabajo nocturno, registro y límite de horas extra, recargo en días de descanso). Secretaría del Senado.
- Código Sustantivo del Trabajo, artículo 186 (vacaciones). Secretaría del Senado.
- Ley 527 de 1999, artículo 7 (firma en mensajes de datos). Secretaría del Senado.
- DIAN, Resolución 000013 de 2021 (documento soporte de pago de nómina electrónica). Normograma DIAN.
- Casos de éxito de Humand: Grupo Éxito, IMI SAS y Puppis.
