El desafío de acercarse a más de 30.000 personas
En Grupo Éxito, la operación sucede en tiempo real. En las tiendas, los colaboradores atienden clientes, reponen productos, resuelven situaciones y coordinan múltiples tareas que ocurren en paralelo. Todo se mueve rápido y exige claridad, agilidad y una comunicación constante.
Sin embargo, llegar a cada persona no era sencillo.
La comunicación interna dependía de comunicados, correos electrónicos, entrevistas y afiches que se distribuían entre las diferentes dependencias. Aunque estos canales permitían compartir información, no siempre garantizaban que los mensajes llegaran de manera oportuna a toda la organización.
El principal desafío estaba en los más de 28.000 colaboradores que trabajan directamente en la operación y representan más del 90% de la plantilla. Por las características de sus roles, muchos de ellos no acceden habitualmente a una computadora o a un correo corporativo.
La gestión de Capital Humano también estaba distribuida entre diferentes canales y sistemas. Para iniciar una solicitud, los colaboradores debían realizar varias navegaciones, conocer el proceso correcto o recurrir a intermediarios y auxiliares de Recursos Humanos.
Esto generaba demoras, aumentaba la necesidad de asistencia y dificultaba ofrecer una experiencia homogénea en toda la compañía.
Una experiencia simple para una operación de gran escala
Grupo Éxito necesitaba una herramienta integral que centralizara la gestión de Capital Humano y pudiera incorporarse naturalmente a la rutina de sus colaboradores.
La plataforma debía ser simple, intuitiva y similar a las aplicaciones que las personas ya utilizan en su vida cotidiana. Humand fue la solución que mejor respondió a esas necesidades.
La adopción fue inmediata: desde el primer día del lanzamiento, más del 50% de los colaboradores ya se encontraba activo en la plataforma.
A partir de allí, Humand se convirtió en el principal punto de contacto entre los equipos y el área de Talento Humano. Hoy, los colaboradores saben que pueden ingresar a la plataforma para informarse, resolver una consulta o iniciar una gestión sin depender de múltiples canales.
Entre los principales casos de uso se destacan:
- Comunicación interna: las novedades y los mensajes de la compañía pueden llegar de manera directa y simultánea a los más de 30.000 colaboradores, independientemente de su tienda, ubicación o unidad de negocio.
- Gestión de servicios: Grupo Éxito centralizó diferentes tipos de solicitudes, cada una con sus propios flujos de aprobación y niveles de rigurosidad. Los colaboradores pueden gestionar, entre otros procesos, solicitudes de auxilios, cambios de entidad bancaria y trámites relacionados con sus beneficios.
- Vacaciones y permisos: las personas pueden iniciar sus solicitudes directamente desde la plataforma. Humand informa automáticamente a los responsables correspondientes y permite completar el proceso sin abrir múltiples canales de comunicación.
- Formularios: cada semana se cargan alrededor de 2.000 formularios, lo que permite recopilar información y ordenar procesos que antes requerían diferentes recorridos o asistencia del equipo de Recursos Humanos.
- Capacitaciones: desde Humand, Grupo Éxito gestiona cursos de cumplimiento legal que requieren trazabilidad y registro de finalización. La plataforma también permite capacitar a proveedores externos, alineándolos con los procedimientos y la cultura de la organización.
- Onboarding y aprendizaje: los nuevos colaboradores pueden comenzar a capacitarse desde su primer día, mientras el equipo de Talento Humano acompaña y monitorea el proceso de manera más ordenada.
- Librería de conocimiento: los equipos acceden a procesos, materiales y guías desde un espacio centralizado, manteniendo la información necesaria siempre disponible.
- Más autonomía para los colaboradores
Antes de Humand, muchas consultas dependían de conocer a la persona indicada o de recurrir a un intermediario. Para completar una gestión, el colaborador podía necesitar el acompañamiento de un auxiliar de Recursos Humanos durante diferentes etapas del proceso.
Hoy, cada persona puede iniciar y seguir sus solicitudes de forma autónoma desde la plataforma.
Esta transformación no solo simplificó la experiencia del colaborador, sino que también permitió que el equipo de Talento Humano utilizara su tiempo de una manera más estratégica.
Actualmente, Grupo Éxito cuenta con más de 150 agentes que gestionan las solicitudes de los empleados. Cada semana, la plataforma recibe aproximadamente:
- Más de 1.500 solicitudes de vacaciones y permisos.
- Alrededor de 2.000 tickets de servicio.
- Cerca de 2.000 formularios.
- Más de 1.500 capacitaciones completadas.
En total, entre servicios, vacaciones y permisos, se gestionan más de 3.000 solicitudes semanales a través de Humand.
La plataforma permite que cada gestión llegue al equipo adecuado, siga su flujo de aprobación correspondiente y pueda resolverse de forma más clara, rápida y personalizada.
De una empresa grande a una empresa cercana
Cerca de un año después del lanzamiento, el 100% de los colaboradores ingresa a Humand al menos una vez al mes y ocho de cada diez lo hace semanalmente.
Estos niveles de uso consolidaron a la plataforma como el principal canal de gestión interna de Grupo Éxito y como un aliado cotidiano del equipo de Recursos Humanos dentro de la operación.
Sin embargo, el impacto más importante va más allá de la cantidad de solicitudes procesadas o de las eficiencias operativas.
En una organización con más de 30.000 personas, Humand permitió recuperar algo que el crecimiento y el volumen del negocio habían vuelto cada vez más difícil: la posibilidad de que cada colaborador se sienta escuchado, acompañado y parte de una misma comunidad.
Por primera vez, toda la organización cuenta con una voz capaz de alcanzar a cada persona por igual.
Esta mayor cercanía también contribuye a dos indicadores fundamentales para el negocio del retail: la eficiencia de la operación y la reducción de la rotación de personal.
Con Humand, Grupo Éxito pasó de ser solamente una empresa grande a ser también una empresa cercana.
“Humand nos devolvió algo que el volumen del negocio nos había quitado: la posibilidad de que cada colaborador se sienta visto.”
En un contexto cada vez más digital, Grupo Éxito continuará ampliando la forma en que acompaña a sus equipos, con Humand como su principal aliado para llegar de manera inmediata, simple y personalizada a todos sus colaboradores.