David Sartor e Hijos: cuando todo empieza a pasar por el mismo lugar

Cuando crecer también exige cambiar la forma de gestionar

Mientras Sartor atravesaba un período de expansión, el equipo de Recursos Humanos tenía el objetivo claro de acompañar ese crecimiento sin multiplicar la carga administrativa.

Los procesos existían y funcionaban, pero muchos todavía dependían de tareas manuales/operativas. Las vacaciones se solicitaban por mail; los permisos podían empezar con una conversación entre un colaborador y su líder y terminar requiriendo que Recursos Humanos reconstruyera qué se había autorizado; los certificados llegaban por distintos medios. Buena parte del seguimiento, además, se apoyaba en planillas y/o cadenas de correos.

El desafío no era solamente digitalizar esos procesos, sino que también era construir una forma de gestión más ordenada, trazable y fácil de sostener a medida que la organización siguiera creciendo.

La comunicación interna también era un proceso que presentaba oportunidades de mejoras: las encuestas de bienestar realizadas a los colaboradores habían señalado la necesidad de mantenerse más informados como una de las áreas a trabajar. Hasta ese momento, las novedades se distribuían principalmente por correo electrónico, grupos internos de WhatsApp y, para algunos temas colectivos, a través de reuniones presenciales. No obstante, la información no se encontraba disponible en un solo lugar para el acceso y consulta diaria de los colaboradores. 

De mails y planillas a una única fuente de información

A fines de 2024, Sartor comenzó a trabajar con Humand en una implementación progresiva que empezó por la comunicación interna, las vacaciones y las licencias, y que luego fue incorporando nuevos procesos como el Portal de Servicios, la documentación y la gestión del desempeño.

Pero el mayor cambio no estuvo simplemente en sumar herramientas digitales, sino en establecer una nueva lógica de trabajo. Humand comenzó a convertirse en el lugar donde suceden las cosas.

La información que antes podía quedar guardada en un mail ahora está disponible para ser consultada en cualquier momento. Los procesos clave de distintas áreas se empezaron a organizar dentro de la plataforma y las solicitudes que antes eran registradas en planillas de carga manual, ahora se encuentran centralizadas en un sólo lugar permitiendo visualizar mensual y anualmente las vacaciones y licencias en curso como las pendientes, posibilitando una mejor previsión y planificación para las áreas.

Hoy, gran parte de la gestión se apoya en módulos como:

• Vacaciones y permisos: cada colaborador puede gestionar sus solicitudes mientras que el líder inmediato actúa como primer aprobador. Recursos Humanos mantiene visibilidad del proceso y el registro queda centralizado, evitando tener que reconstruir posteriormente qué días se utilizaron, modificaron o cancelaron, visualizando todo en un sólo lugar.
• Gestión de servicios: Las solicitudes de viáticos, reservas de hotel, accesos a plataformas, pedidos internos y otros requerimientos ahora se gestionan desde un único sitio, dejando atrás correos, mensajes y planillas. Cada pedido queda registrado, documentado y puede seguir un circuito de aprobación definido.
• Archivos: procedimientos y materiales relevantes de distintas áreas están disponibles desde un mismo espacio. Esto también permite incorporarlos a procesos como el onboarding para que cada persona pueda acceder desde su ingreso a la información que necesita para trabajar.
• Evaluación de desempeño: las evaluaciones dejaron atrás el intercambio de archivos y planillas por correo. Evaluadores y colaboradores pueden trabajar sobre el proceso en un mismo espacio y comparar de forma mucho más simple las distintas perspectivas de una evaluación.

El resultado es una dinámica de trabajo más ágil, ordenada y eficiente para toda la organización. Al centralizar la información y los procesos en una única plataforma, se mejora la trazabilidad de las solicitudes, se reducen tiempos de gestión y se facilita el seguimiento de cada requerimiento, acompañando así el proceso de transformación digital y la mejora continua de nuestros procesos.

Una comunicación que también se puede medir

Centralizar la comunicación interna permitió además trabajar sobre uno de los desafíos detectados originalmente en las encuestas de bienestar. Noticias, acontecimientos y procesos relevantes comenzaron a publicarse en Humand, haciendo que la información estuviera disponible para todos los colaboradores 24/7. 

Esto le permitió al equipo empezar a observar las interacciones y utilizar esos datos para entender qué tan efectivamente estaba llegando la comunicación.

Desde su implementación los indicadores vinculados a comunicación mostraron una mejora de aproximadamente 15 puntos, y  las mediciones más recientes continúan mostrando una buena valoración de la herramienta. 

De implementar una plataforma a incorporarla en la rutina

Durante los primeros meses, uno de los principales desafíos fue dejar atrás hábitos ya instalados en la cultura de la empresa, como enviar un mail, resolver un pedido por fuera de la plataforma o recurrir a los canales de siempre.

La decisión de la organización fue acompañar ese cambio con la regla de comenzar a canalizar cada vez más procesos desde Humand. Con el tiempo, la plataforma dejó de sentirse como una herramienta nueva y pasó a integrarse en el día a día de los colaboradores, por lo que,  hoy, ante una consulta o necesidad, los colaboradores ya saben dónde buscar primero.

La transformación de Sartor todavía continúa. El equipo sigue incorporando nuevas funcionalidades y decidió avanzar incluso con módulos adicionales para seguir profundizando el uso de la plataforma.