David Sartor e Hijos: quando tudo começa a acontecer em um só lugar

Quando crescer também exige mudar a forma de gerir

Enquanto a Sartor atravessava um período de expansão, a equipe de Recursos Humanos tinha um objetivo claro: acompanhar esse crescimento sem multiplicar a carga administrativa.

Os processos já existiam e funcionavam, mas muitos ainda dependiam de tarefas manuais e operacionais. As solicitações de férias eram feitas por e-mail; os pedidos de licença podiam começar com uma conversa entre um colaborador e seu líder e terminar exigindo que Recursos Humanos reconstruísse o que realmente havia sido aprovado; certificados chegavam por diferentes canais. Grande parte do acompanhamento também dependia de planilhas e trocas de e-mails.

O desafio não era apenas digitalizar esses processos, mas também construir uma forma de gestão mais organizada, rastreável e sustentável à medida que a organização continuasse crescendo.

A comunicação interna também era um processo com oportunidades de melhoria. As pesquisas de bem-estar realizadas com os colaboradores haviam identificado a necessidade de mantê-los mais informados como uma das áreas a desenvolver. Até então, as novidades eram compartilhadas principalmente por e-mail, grupos internos de WhatsApp e, para alguns temas mais amplos, por meio de reuniões presenciais. No entanto, as informações não estavam disponíveis em um único lugar para acesso e consulta diária dos colaboradores.

De e-mails e planilhas a uma única fonte de informação

No final de 2024, a Sartor começou a trabalhar com a Humand em uma implementação progressiva que teve início com comunicação interna, gestão de férias e licenças e, posteriormente, passou a incorporar novos processos, como o Portal de Serviços, documentação e gestão de desempenho.

Mas a maior mudança não esteve simplesmente na adoção de ferramentas digitais. Tratou-se de estabelecer uma nova forma de trabalhar. A Humand começou a se tornar o lugar onde as coisas acontecem.

Informações que antes podiam ficar perdidas em um e-mail agora estão disponíveis para consulta a qualquer momento. Processos importantes de diferentes áreas começaram a ser organizados dentro da plataforma, enquanto solicitações que antes eram registradas manualmente em planilhas passaram a ficar centralizadas em um único lugar. Isso permite visualizar, mensal e anualmente, tanto as férias e licenças em andamento quanto as pendentes, possibilitando uma previsão e um planejamento mais eficientes para as equipes.

Hoje, grande parte da gestão do dia a dia da empresa se apoia em módulos como:

• Férias e licenças: cada colaborador pode gerenciar suas próprias solicitações, enquanto seu líder direto atua como primeiro aprovador. Recursos Humanos mantém visibilidade ao longo de todo o processo e o histórico fica centralizado, eliminando a necessidade de reconstruir posteriormente quais dias foram utilizados, alterados ou cancelados. Tudo pode ser visualizado em um único lugar.
• Gestão de Serviços: solicitações de diárias de viagem, reservas de hotel, acessos a plataformas, pedidos internos e outras necessidades passaram a ser gerenciadas em um único espaço, substituindo e-mails, mensagens e planilhas. Cada solicitação fica registrada, documentada e pode seguir um fluxo de aprovação definido.
• Arquivos: procedimentos e materiais relevantes de diferentes áreas ficam disponíveis em um espaço centralizado. Isso também permite incorporá-los a processos como o onboarding, para que cada colaborador possa acessar, desde sua entrada, as informações necessárias para realizar seu trabalho.
• Avaliação de Desempenho: as avaliações deixaram de depender da troca de arquivos e planilhas por e-mail. Avaliadores e colaboradores podem realizar o processo no mesmo espaço e comparar diferentes perspectivas de uma avaliação de forma muito mais simples.

O resultado é uma dinâmica de trabalho mais ágil, organizada e eficiente em toda a organização. Ao centralizar informações e processos em uma única plataforma, a Sartor melhorou a rastreabilidade das solicitações, reduziu o tempo de gestão e facilitou o acompanhamento de cada demanda, apoiando seu processo de transformação digital e a melhoria contínua de seus processos.

Uma comunicação que também pode ser medida

Centralizar a comunicação interna também permitiu trabalhar sobre um dos desafios originalmente identificados nas pesquisas de bem-estar. Notícias, acontecimentos e processos relevantes começaram a ser publicados na Humand, fazendo com que as informações ficassem disponíveis para todos os colaboradores 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Isso permitiu que a equipe começasse a acompanhar as interações e utilizar esses dados para entender com que eficácia a comunicação interna estava chegando aos colaboradores.

Desde a implementação, os indicadores relacionados à comunicação apresentaram uma melhora de aproximadamente 15 pontos, e as medições mais recentes continuam mostrando uma avaliação positiva da plataforma.

De implementar uma plataforma a incorporá-la à rotina

Durante os primeiros meses, um dos principais desafios foi deixar para trás hábitos já consolidados na cultura da empresa, como enviar um e-mail, resolver uma solicitação fora da plataforma ou recorrer aos canais de sempre.

A organização decidiu apoiar essa mudança direcionando cada vez mais processos pela Humand. Com o tempo, a plataforma deixou de parecer uma ferramenta nova e passou a fazer parte da rotina diária dos colaboradores. Hoje, sempre que têm uma dúvida ou necessidade, eles já sabem onde procurar primeiro.

A transformação da Sartor continua em andamento. A equipe segue incorporando novas funcionalidades e decidiu avançar também com módulos adicionais para aprofundar ainda mais o uso da plataforma.