El desafío de conectar equipos que trabajan lejos de Recursos Humanos
Con colaboradores distribuidos en distintos puntos de México, muchos de ellos trabajando directamente en los comedores instalados dentro de las plantas de sus clientes, Sistemas de Alimentación gestiona una operación naturalmente descentralizada.
Esa estructura hacía que acompañar la experiencia de cada colaborador fuera especialmente complejo. Muchas personas trabajaban lejos del equipo central y cualquier trámite podía requerir varios intermediarios para llegar a destino. Canales informales, correos electrónicos y formularios físicos funcionaban como los principales canales para gestionar solicitudes.
Un préstamo, por ejemplo, podía comenzar con un colaborador entregando un formulario a su supervisor, continuar con la firma del gerente y terminar con un envío físico o por correo electrónico a Recursos Humanos. En ese recorrido, una solicitud podía demorarse, perderse o quedar pendiente en alguno de los pasos.
El desafío era acercar Recursos Humanos a una plantilla distribuida y lograr que los procesos dejaran de depender de dónde trabajaba cada persona o de quién debía intervenir para hacer avanzar una solicitud.
Humand permitió llevar gran parte de esos procesos directamente al celular de cada colaborador.
De varios intermediarios a una solicitud directa
Hoy, Sistemas de Alimentación tiene más de 20 módulos activos que forman parte de la operación diaria de Recursos Humanos. El módulo de Gestión de Servicios es uno de los más utilizados por los colaboradores y concentra buena parte de los beneficios y gestiones internas.
Desde ahí pueden solicitar préstamos, constancias para el IMSS, documentación para créditos Fonacot, reposiciones de tarjetas de vales y otras gestiones que antes debían pasar por supervisores y gerentes. La solicitud llega directamente al agente responsable y Recursos Humanos puede darle seguimiento desde un único lugar.
Otros de los módulos que más utilizan son:
- Vacaciones y permisos: los colaboradores consultan sus días disponibles y realizan solicitudes directamente.
- Documentos: pueden acceder al recibo actual y a todo su histórico desde la plataforma.
- Comunicación interna: las novedades dejan de depender exclusivamente de grupos informales y pasan a estar centralizadas en una misma plataforma.
- Gestión de servicios: conecta cada solicitud con el equipo encargado de resolverla.
- Control de asistencia: está permitiendo avanzar hacia un registro digital y centralizado de las jornadas.
Al comienzo, una de las dudas era cómo responderían a la plataforma los equipos operativos y los colaboradores de mayor edad. Sin embargo, la adaptación fue mucho más simple de lo que esperaban. Hoy, Humand forma parte del día a día de todos los colaboradores.
Hacia un control de asistencia más ágil y digital
El control horario es hoy uno de los próximos grandes pasos de esa transformación.
Históricamente, Sistemas de Alimentación utilizaba bitácoras manuales para registrar la asistencia. Más adelante intentó incorporar lectores digitales de huella, pero el software no logró adaptarse a sus necesidades y los registros terminaron sin utilizarse de manera efectiva.
Obtener la información requería descargar archivos, cargarlos en otro programa, configurar parámetros y procesarlos. El procedimiento podía demandar horas y se volvía un proceso muy difícil de escalar.
Con Control de Asistencia de Humand, la compañía avanzó hacia un modelo diferente: información centralizada en la nube, actualizada a medida que ocurre y disponible desde cualquier lugar, sin necesidad de encadenar distintos sistemas para obtener un reporte.
Este cambio cobra todavía más relevancia frente a la nueva reforma laboral mexicana, en donde contar con registros claros y trazables de entrada, salida y tiempo trabajado será cada vez más importante para las empresas.
Para una organización con colaboradores distribuidos en distintos estados, contar con registros digitales y centralizados permite prepararse para este nuevo escenario sin depender de bitácoras, archivos físicos o sistemas desconectados.
Más cerca, incluso cuando los equipos están lejos
Más allá de digitalizar procesos, Humand también permitió generar una conexión más directa entre los colaboradores y Recursos Humanos.
Hoy pueden realizar solicitudes, iniciar conversaciones y acceder a información sin esperar a que un supervisor o gerente funcione como intermediario. Para Sistemas de Alimentación, esa cercanía también ayuda a mantener viva la cultura en una organización distribuida.
“Humand nos ayuda a reforzar y mantener esa cultura que tenemos organizacional.”