O desafio de conectar equipes que trabalham longe de Recursos Humanos
Com colaboradores distribuídos em diferentes regiões do México — muitos deles trabalhando diretamente nos refeitórios instalados nas unidades dos clientes —, a Sistemas de Alimentación gerencia uma operação naturalmente descentralizada.
Essa estrutura tornava especialmente complexo acompanhar a experiência de cada colaborador. Muitas pessoas trabalhavam longe da equipe central, e até mesmo uma solicitação simples podia depender de vários intermediários antes de chegar ao seu destino. Canais informais, e-mails e formulários físicos eram os principais meios utilizados para gerenciar as solicitações.
Uma solicitação de empréstimo, por exemplo, podia começar com um colaborador entregando um formulário ao seu supervisor, passar pela assinatura do gerente e terminar com o envio físico ou por e-mail para Recursos Humanos. Ao longo desse processo, a solicitação podia atrasar, ser extraviada ou ficar pendente em alguma das etapas.
O desafio era aproximar Recursos Humanos de uma força de trabalho distribuída e garantir que os processos deixassem de depender do local onde cada pessoa trabalhava ou de quem precisava intervir para que uma solicitação avançasse.
A Humand permitiu levar grande parte desses processos diretamente para o celular de cada colaborador.
De vários intermediários a solicitações diretas
Hoje, a Sistemas de Alimentación possui mais de 20 módulos ativos que apoiam as operações diárias de Recursos Humanos. O módulo de Gestão de Serviços é um dos mais utilizados pelos colaboradores e centraliza grande parte dos benefícios e das solicitações internas da empresa.
Por meio dele, os colaboradores podem solicitar empréstimos, comprovantes para o IMSS, documentação para créditos do Fonacot, reposição de cartões de benefícios e outros serviços que antes precisavam passar por supervisores e gerentes. Agora, as solicitações são enviadas diretamente para o responsável, enquanto Recursos Humanos pode acompanhar o andamento de tudo em um único lugar.
Outros módulos utilizados com frequência incluem:
- Férias e licenças: os colaboradores podem consultar os dias disponíveis e enviar solicitações diretamente.
- Documentos: podem acessar o holerite mais recente e todo o seu histórico de documentos pela plataforma.
- Comunicação Interna: as novidades deixam de depender exclusivamente de grupos informais e passam a ser centralizadas em uma única plataforma.
- Gestão de Serviços: cada solicitação é conectada diretamente à equipe responsável por resolvê-la.
- Controle de Ponto: a empresa está avançando em direção a um sistema digital e centralizado para registrar as jornadas de trabalho.
No início, uma das principais dúvidas era como as equipes operacionais e os colaboradores de mais idade responderiam à plataforma. No entanto, a adaptação foi muito mais simples do que o esperado. Hoje, a Humand faz parte da rotina de todos os colaboradores.
Rumo a um controle de ponto mais ágil e digital
O controle de ponto é hoje um dos próximos grandes passos dessa transformação.
Historicamente, a Sistemas de Alimentación utilizava registros manuais para controlar a frequência. Posteriormente, a empresa tentou implementar leitores digitais de impressão digital, mas o software não conseguiu se adaptar às suas necessidades, e os registros acabaram não sendo utilizados de forma eficiente.
Para acessar as informações, era necessário baixar arquivos, carregá-los em outro programa, configurar parâmetros e processar os dados. O procedimento podia levar horas e era extremamente difícil de escalar.
Com a solução de Controle de Ponto da Humand, a empresa avançou para um modelo diferente: informações centralizadas na nuvem, atualizadas à medida que os registros acontecem e disponíveis de qualquer lugar, sem a necessidade de conectar diferentes sistemas para gerar um relatório.
Essa mudança se torna ainda mais relevante diante da nova reforma trabalhista mexicana, segundo a qual manter registros claros e rastreáveis dos horários de entrada, saída e das horas trabalhadas será cada vez mais importante para as empresas.
Para uma organização com colaboradores distribuídos por diferentes estados, contar com registros digitais e centralizados permite se preparar para esse novo cenário sem depender de livros de registro, arquivos físicos ou sistemas desconectados.
Mais próximos, mesmo quando as equipes estão distantes
Além de digitalizar processos, a Humand também permitiu criar uma conexão mais direta entre os colaboradores e Recursos Humanos.
Hoje, os colaboradores podem enviar solicitações, iniciar conversas e acessar informações sem precisar esperar que um supervisor ou gerente atue como intermediário. Para a Sistemas de Alimentación, essa proximidade também ajuda a manter viva a cultura em uma organização distribuída.
“A Humand nos ajuda a fortalecer e preservar nossa cultura organizacional.”