El desafío de comunicar en un hotel que funciona 24/7
En la industria hotelera, la operación continúa mucho después de que termina la jornada administrativa. Mientras algunos colaboradores trabajan durante el día, otros comienzan sus turnos de madrugada, y muchos alternan horarios de manera constante. Para el Hotel Buenaventura, esta dinámica hacía especialmente complejo garantizar que todos recibieran la misma información.
Durante años, la comunicación interna se apoyaba en un boletín diario conocido como El News, que reunía novedades, cumpleaños, capacitaciones e información relevante para la operación del hotel. Su elaboración demandaba tiempo y múltiples tareas manuales para el equipo de Recursos Humanos, desde recopilar fotografías y redactar noticias hasta diseñar y organizar los contenidos en un documento que luego se compartía por canales digitales y se exhibía en las pantallas y carteleras de las áreas internas del hotel.
Con Humand, este proceso se simplificó significativamente.
Aunque los colaboradores consultaban habitualmente estos espacios, la información no llegaba a todos de la misma manera. Quienes tenían acceso a computadoras y correos corporativos podían recibir las novedades directamente, mientras que el personal operativo dependía de las publicaciones físicas o de que sus responsables transmitieran los mensajes.
A esta dificultad se sumaban procesos de Recursos Humanos que todavía requerían formularios en papel, correos electrónicos y gestiones presenciales. Solicitar una constancia laboral, actualizar documentación o gestionar vacaciones podía implicar acudir a una oficina y esperar la intervención de diferentes personas.
El desafío era encontrar una herramienta que se adaptara al ritmo de la hotelería y permitiera que cada colaborador pudiera informarse y realizar gestiones desde su propio teléfono, incluso fuera del horario administrativo.
De las carteleras a una comunidad conectada
Como parte de una estrategia de comunicación compartida entre los hoteles de Grupo Verde Azul, Hotel Buenaventura incorporó Humand para modernizar sus canales internos y simplificar la gestión de personas.
La implementación fue acompañada por el equipo de Humand y requirió pocas sesiones de capacitación. Su funcionamiento, similar al de las redes sociales que los colaboradores ya conocían, facilitó la familiarización con la plataforma.
Uno de los cambios más importantes fue que la información dejó de estar limitada a las computadoras corporativas, los televisores y las carteleras. Hoy, cada colaborador puede acceder a las novedades desde su celular, independientemente del área en la que trabaje o de su turno.
Entre los módulos que más utiliza Hotel Buenaventura se destacan:
- Muro: se convirtió en el principal canal para compartir noticias, cumpleaños, reconocimientos, eventos y actividades. El tradicional News continúa existiendo en un formato más reducido, principalmente para contenidos de capacitación, mientras que las novedades cotidianas se publican directamente en Humand.
- Documentos: los colaboradores pueden consultar sus comprobantes de pago desde la plataforma, sin depender de correos electrónicos ni tener que buscar documentos de períodos anteriores en sus bandejas de entrada.
- Formularios y trámites: las solicitudes de constancias laborales, la actualización de datos personales y documentos de identidad, y las reservas de espacios de capacitación se gestionan digitalmente, reemplazando formularios y pedidos informales.
- Vacaciones y permisos: los empleados pueden presentar solicitudes desde la aplicación y enviarlas directamente a sus responsables para su aprobación o rechazo. Recursos Humanos recibe la información y continúa el proceso sin necesidad de formularios físicos.
- Organigrama: la estructura organizacional se actualiza con la incorporación de nuevos colaboradores y sus respectivos cargos, reduciendo el trabajo manual que antes requería mantenerla al día.
- Marketplace: los colaboradores utilizan este espacio para ofrecer productos y servicios propios, desde alimentos y artesanías hasta servicios de refrigeración. Así, la plataforma también genera oportunidades de intercambio entre compañeros.
- Encuestas: permiten recopilar opiniones y respuestas de los equipos de manera rápida, sin necesidad de recorrer las diferentes áreas del hotel para consultar a cada persona.
Estas herramientas permitieron que Humand se incorporara tanto a la comunicación cotidiana como a los procesos administrativos, facilitando el acceso a información y servicios para colaboradores con funciones y horarios muy diferentes.
Más participación y autonomía para todos los equipos
Uno de los cambios más significativos para Hotel Buenaventura fue que la comunicación dejó de depender exclusivamente de Recursos Humanos y de los puestos administrativos.
Antes, gran parte de las novedades se transmitía desde los responsables de cada área hacia sus equipos de una manera unidireccional. Hoy, todos los colaboradores tienen acceso al mismo canal y pueden participar activamente, publicar contenidos e interactuar con sus compañeros.
Para sostener la participación, el hotel desarrolló una estrategia de comunicación que combina información relevante con actividades interactivas. A través de trivias, concursos, reconocimientos y sorteos, el equipo de Recursos Humanos incentiva a los colaboradores a ingresar a la plataforma y mantenerse al tanto de las novedades.
Estas actividades contribuyeron a transformar Humand en un espacio de encuentro que también genera conversaciones fuera de la aplicación. Las novedades publicadas en el Muro se comentan en los pasillos y entre los equipos, fortaleciendo la interacción entre personas de diferentes áreas y turnos.
Una comunicación que acompaña el ritmo de la hotelería
En un entorno donde los horarios cambian constantemente y no todos los colaboradores tienen acceso a una computadora durante su jornada, Humand permitió que la comunicación y los procesos internos se adaptaran a la realidad de cada puesto de trabajo.
Hoy, tanto el personal de cocina y limpieza como los equipos administrativos y de atención al huésped pueden mantenerse informados, participar de las iniciativas del hotel y gestionar sus solicitudes desde un mismo lugar.
Para Hotel Buenaventura, el mayor valor está en haber democratizado el acceso a la información y la participación.
Humand les permitió construir una comunidad en la que cada colaborador tenga acceso a la información, pueda hacerse escuchar y se sienta parte de la organización, sin importar dónde o cuándo trabaje.
“Desde el primer momento, Humand me enamoró. Encontré en esta plataforma todo lo que había necesitado a lo largo de mi carrera profesional.”