O desafio de centralizar uma operação com perfis de colaboradores muito diferentes
Antes da Humand, grande parte da comunicação interna acontecia por canais informais e/ou e-mail. No entanto, muitos colaboradores trabalham nas áreas de manufatura, logística e distribuição e não têm acesso permanente a um computador ou e-mail corporativo, o que dificultava alcançar toda a equipe.
Além disso, diversos processos de Recursos Humanos dependiam de ferramentas separadas, formulários em planilhas, e-mails e aprovações manuais. Até mesmo a gestão de férias e licenças exigia diferentes sistemas para consultar históricos, registrar informações e administrar saldos.
Com a Humand, a ZEISS começou a centralizar esses processos em uma única plataforma acessível por dispositivos móveis.
Implementando a Humand em 15 dias
A implementação inicial levou aproximadamente 15 dias e começou pelo módulo de Férias e Licenças, justamente quando a ZEISS precisava substituir o fornecedor que utilizava naquele momento.
Essa decisão também impulsionou rapidamente a adoção: a Humand se tornou o único canal para consultar saldos e solicitar férias. Desde o primeiro dia, os colaboradores acessaram a plataforma para verificar suas informações e explorar seus recursos.
Hoje, 100% dos 115 colaboradores da ZEISS utilizam a Humand, com 99% de usuários ativos semanalmente.
A partir daí, a ZEISS continuou incorporando comunicação interna, formulários e solicitações, gestão de serviços, documentos, pesquisas, eventos e controle de ponto.
Tudo o que a ZEISS precisava, em um só lugar
À medida que a plataforma foi se expandindo dentro da empresa, a ZEISS adicionou diferentes módulos para centralizar processos de Recursos Humanos e melhorar a experiência dos colaboradores. Entre os módulos mais utilizados estão:
Comunicação interna: para compartilhar novidades e alcançar colaboradores que não trabalham em frente a um computador.
Férias e licenças: centraliza solicitações, saldos e aprovações em um único fluxo.
Controle de Ponto: digitaliza os registros de entrada e saída, centraliza as informações e agiliza a geração de relatórios.
Formulários e solicitações: substitui processos que antes dependiam de Excel, e-mails e gestão manual.
Gestão de Serviços: permite que os colaboradores abram chamados e que a equipe acompanhe tudo diretamente pela plataforma.
Documentos: centraliza informações pessoais e arquivos importantes para que os colaboradores possam acessá-los sempre que necessário.
Pesquisas: simplifica a gestão de pesquisas internas e avaliações específicas.
Eventos: permite organizar e comunicar atividades também para equipes que trabalham fora da Cidade do México.
A Humand passou de atender necessidades específicas a se tornar um hub central para diferentes momentos da experiência dos colaboradores.
Controle de ponto e a nova reforma trabalhista do México
Uma das mudanças mais significativas relacionadas à nova reforma trabalhista do México aconteceu com o módulo de Controle de Ponto.
Anteriormente, a ZEISS utilizava leitores biométricos instalados fisicamente em suas diferentes unidades. Para obter os registros, a equipe de Recursos Humanos precisava pedir que cada responsável local baixasse as informações em um pen drive e depois enviasse o arquivo. Os dispositivos não estavam conectados entre si nem integrados a um sistema ERP.
Consolidar os registros para processar ocorrências de ponto e horas extras podia levar um dia inteiro de trabalho. Com a Humand, esse processo foi reduzido para aproximadamente uma hora, diminuindo significativamente o tempo dedicado à gestão dos arquivos de ponto.
A equipe também pode consultar todos os registros em um único lugar e gerar relatórios por colaborador, grupo, departamento ou período, sem depender de downloads físicos em cada unidade.
Essa digitalização se tornou ainda mais relevante diante da nova reforma trabalhista do México. A Lei Federal do Trabalho introduz a exigência de registrar eletronicamente a jornada de trabalho de cada colaborador, incluindo os horários de entrada e saída, e disponibilizar essas informações às autoridades quando solicitado.
Nesse contexto, as empresas precisam contar com informações de ponto centralizadas, acessíveis e rastreáveis. O módulo de Controle de Ponto da Humand digitaliza os registros de jornada e simplifica a geração de relatórios em uma única plataforma, ajudando as organizações a se prepararem para as novas exigências de controle de jornada.
Uma plataforma que simplifica Recursos Humanos
Hoje, os colaboradores podem usar seus celulares para acessar informações sobre férias, documentos, comunicações e solicitações internas, enquanto a equipe de Recursos Humanos reduz tarefas manuais e centraliza o acompanhamento dos processos.
“Foi a melhor experiência que tive, tanto em relação à implementação quanto ao suporte que conseguimos oferecer aos usuários.”