O desafio de migrar para uma gestão mais integrada
À medida que as necessidades da área de Talentos e Cultura evoluíram, o Grupo Puebla começou a buscar uma plataforma que permitisse integrar, em um único canal, diferentes processos que até então estavam fragmentados.
O objetivo era centralizar informações estruturais, mas também reunir a comunicação interna, a documentação dos colaboradores e diferentes processos de RH em uma única experiência.
O Grupo Puebla utilizava a Naaloo como plataforma de gestão interna, mas a ferramenta já não atendia completamente às novas necessidades da área. A equipe buscava uma solução com maior flexibilidade para configurar processos, incorporar novos módulos e responder às demandas com mais agilidade.
Também havia processos específicos que precisavam começar a ser gerenciados de outra forma: desde o onboarding de novos colaboradores e a visualização da estrutura organizacional até a aprendizagem e a gestão do conhecimento. Em alguns casos, isso significava recorrer a diferentes ferramentas, pois esses processos não podiam ser integrados em uma única plataforma.
Mais de 3.000 documentos para migrar dentro de um prazo definido
Um dos principais desafios antes de iniciar a migração era garantir a continuidade de todas as informações que o Grupo Puebla já havia construído em sua plataforma anterior.
A equipe gerenciava documentos na Naaloo havia aproximadamente um ano e precisava transferir mais de 3.000 documentos históricos, incluindo informações relevantes para as operações diárias dos colaboradores.
A migração desses documentos era uma das principais preocupações da equipe de Talentos e Cultura. Não era possível começar do zero nem perder o histórico acumulado; todas essas informações precisavam continuar disponíveis após a implementação da nova plataforma.
Além disso, o Grupo Puebla havia definido um período máximo de convivência entre as duas plataformas. Por isso, cumprir o cronograma de implementação não era apenas desejável, mas essencial para evitar prolongar o custo de operar duas soluções simultaneamente.
O processo completo, desde o kickoff até o go-live, levou aproximadamente 90 dias.
Acompanhamento durante toda a migração
Durante a implementação, um dos aspectos mais valorizados pelo Grupo Puebla foi o acompanhamento contínuo.
O processo incluiu reuniões recorrentes com a equipe da Humand, que permitiram resolver, semana após semana, as dúvidas e necessidades que surgiam à medida que a migração avançava.
Essa dinâmica ajudou a manter um fluxo constante de informações e evitou que as dúvidas se acumulassem ou se transformassem em obstáculos para a implementação. Para o Grupo Puebla, essa proximidade foi um dos principais diferenciais do processo e permitiu avançar com mais agilidade na transferência de todas as informações.
Migrar para fazer mais, não apenas para trocar de plataforma
A migração também permitiu que o Grupo Puebla incorporasse processos que, até então, não conseguia gerenciar de forma integrada.
Hoje, a equipe trabalha com 8 módulos ativos na Humand e definiu uma estratégia de implementação progressiva para continuar adicionando novas funcionalidades de acordo com as prioridades e necessidades da área de Talentos e Cultura. Entre os módulos que mais se destacam estão:
- Onboarding: permite centralizar e estruturar o processo de integração de novos colaboradores.
- Organograma: proporciona maior clareza visual sobre a estrutura da organização e permite refletir as mudanças no quadro de colaboradores com mais agilidade.
- Comunicação interna: ajuda a criar comunidades e novos espaços de participação para os colaboradores.
- Documentos: centraliza as informações e a documentação da equipe em um único ambiente.
- Biblioteca de Conhecimento: reúne informações e conteúdos relevantes em um único ponto de acesso.
- Aprendizagem: permite incorporar experiências de capacitação e aprendizagem à mesma plataforma.
Dessa forma, a migração se transformou em uma oportunidade de integrar processos que antes estavam distribuídos entre diferentes ferramentas.
Espaço para continuar crescendo
Embora a migração já tenha sido concluída, o Grupo Puebla desenvolveu uma estratégia para continuar incorporando módulos e processos de forma progressiva, priorizando aqueles que atendem às necessidades mais importantes da área em cada momento.
Após migrar seus documentos, sua comunicação e seus principais processos da Naaloo, a equipe conta hoje com uma plataforma que permite continuar expandindo sua estratégia de Talentos e Cultura sem precisar adicionar uma nova ferramenta para cada necessidade.
A migração permitiu organizar o presente e, ao mesmo tempo, construir uma base mais flexível para o futuro.
“A Humand nos permitiu padronizar as informações e oferecer as mesmas ferramentas a todas as nossas unidades de negócio, mantendo um nível consistente de profissionalização em nossos processos e documentos.”