O desafio de conectar uma operação distribuída
Com colaboradores distribuídos por todo o país, a Grimoldi precisava alcançar equipes com funções e realidades muito diferentes.
Apenas 10% trabalhavam habitualmente em frente a um computador. Os demais estavam em lojas, centros de distribuição ou na fábrica, entre vendedores, operadores e analistas abrangidos por três sindicatos diferentes.
A comunicação interna dependia principalmente do e-mail, sem informações claras sobre quem lia as mensagens ou se elas haviam sido compreendidas. Ao mesmo tempo, muitos processos de Recursos Humanos ainda eram realizados em papel, o que dificultava a gestão de formulários, prontuários, assinaturas e documentos entre diferentes localidades.
Uma experiência simples para todas as equipes
A Grimoldi precisava de uma ferramenta acessível para toda a organização, inclusive para quem não trabalhava em frente a um computador. Com a Humand, a empresa conseguiu centralizar a comunicação e digitalizar processos por meio de uma experiência simples e familiar.
Hoje, as notificações de aniversários, as novidades, os eventos e as celebrações fazem parte do início da jornada e ajudam a manter a equipe conectada.
A facilidade de uso também impulsionou a adoção para além de Recursos Humanos. Outras áreas, como Marketing e Comercial, começaram a utilizar a plataforma de forma autônoma.
“Hoje, a Humand já não é uma ferramenta apenas de Recursos Humanos: é uma ferramenta adotada pela empresa como um todo. As equipes de Marketing e Comercial já são usuárias experientes”, explica Nicolás Welfo, responsável por Recursos Humanos e Transformação na Grimoldi.
Do papel para uma gestão digital
Com a Humand, a Grimoldi transformou processos que antes eram manuais e impressos:
- Holerites: os colaboradores podem acessar seus documentos diretamente pela plataforma.
- Comunicação interna: novidades, aniversários, eventos e celebrações são publicados no mural.
- Onboarding e prontuários: a entrada de novos colaboradores e a documentação relacionada são gerenciadas digitalmente.
- Formulários: processos que antes exigiam quatro páginas impressas foram reduzidos a apenas cinco campos digitais.
- Treinamento: cursos e conteúdos de aprendizagem estão disponíveis para as diferentes equipes na mesma plataforma.
Essa transformação simplificou o trabalho da equipe de Administração de Pessoal e permitiu que os colaboradores resolvessem suas demandas com mais rapidez, de qualquer lugar.
Uma comunicação que pode ser medida
Antes da Humand, a Grimoldi não conseguia saber quem lia os e-mails, se as mensagens eram compreendidas ou quais conteúdos despertavam mais interesse.
Com os relatórios da plataforma, a empresa passou a ter acesso a informações sobre quem entrava, como acessava a plataforma e quais conteúdos eram mais relevantes para as equipes. Esses dados permitem aprender, ajustar a estratégia e tomar decisões com base no comportamento real dos colaboradores.
“Antes, enviávamos muitos e-mails e não sabíamos quem os lia nem se eram compreendidos. A Humand nos permitiu entender se as pessoas compreenderam a mensagem e receber feedback”, afirma Nicolás.
Uma implementação mais simples do que o esperado
No início do projeto, havia dúvidas sobre a tecnologia, a conectividade e a implementação da plataforma em uma operação tão distribuída. No entanto, o processo foi mais ágil do que o esperado.
“Levamos mais tempo para decidir começar do que para implementar o próprio sistema. A implementação foi muito fácil”, relembra Nicolás.
O acompanhamento durante o onboarding e a rapidez do suporte também foram fundamentais para continuar incorporando novos módulos e processos.
“A Humand se tornou uma grande parceira estratégica, não apenas para Recursos Humanos, mas para toda a empresa. Ela nos ajudou a romper com a ideia de que a tecnologia é difícil e a mostrar que pode ser fácil de usar e gerar valor para todos.”
Tecnologia ao alcance de toda a organização
Para a Grimoldi, o impacto da Humand foi além da digitalização de tarefas ou da substituição do e-mail. A plataforma ajudou a demonstrar que a tecnologia pode ser simples, amigável e útil para pessoas com funções muito diferentes.
Hoje, diferentes áreas participam ativamente da comunicação e da gestão interna, enquanto a empresa continua trabalhando para tornar seus processos mais eficientes e utilizar a tecnologia como uma ferramenta estratégica.