El gran desafío de gestionar Vélez
Vélez es una institución que engloba deporte profesional y amateur, un instituto educativo con 2.400 alumnos y 283 docentes, y servicio a más de 10.000 asociados. Puertas adentro, el área de Capital Humano enfrentaba un desafío que cualquier organización con personal disperso y diversidad de perfiles conoce bien: cómo llegar a todos, en tiempo y forma, sin que nada se pierda en el camino.
Los colaboradores se distribuyen entre cinco sedes, en las que conviven coordinadores deportivos, profesores de distintas disciplinas, médicos, nutricionistas, psicólogos, personal de maestranza, docentes, auxiliares y administrativos.
La comunicación dependía de WhatsApp, mails personales e institucionales y papel. Las solicitudes de vacaciones llegaban a la oficina como una pila de papeles imposibles de chequear, el control horario no existía, y la sinergia entre el club y el instituto se veía limitada por canales fragmentados.
Todo lo que Vélez necesitaba
Vélez buscaba una herramienta que centralizara los procesos de Capital Humano, que se adaptara a la diversidad de perfiles y horarios, y que pudiera adoptarse sin fricción tanto por personal administrativo como por profesores que trabajan en cancha. Humand fue la opción que mejor se adaptó a la realidad de Vélez.
En cuarenta días, el equipo de Capital Humano puso Humand en marcha. Dividieron los módulos en parejas para acelerar el rollout y, con dos reuniones semanales de acompañamiento, resolvieron cada etapa del proceso.
Hoy, Humand es el canal principal de Capital Humano de Vélez y atraviesa la operación diaria del club y del instituto. Algunos de los módulos que más destacan son:
- Comunicación interna: publicaciones, eventos, sorteos y novedades llegan a los más de 1.100 colaboradores de forma simultánea. La posibilidad de programar publicaciones permite mantener la comunicación activa incluso los fines de semana o feriados.
- Control de asistencia: mil colaboradores fichan a través de la plataforma, sea desde la sede, la Villa Olímpica o el polideportivo. Esto representó un gran cambio estructural.
- Vacaciones y permisos: todos los empleados pueden ver en tiempo real sus días disponibles y solicitar licencias desde la app, mientras los jefes aprueban en el momento.
- Gestion de servicios: lo que antes era llamar a un compañero que podía estar de franco, hoy se resuelve con un ticket centralizado. El módulo también centraliza solicitudes de indumentaria, que antes se gestionaban de forma informal y hoy están sistematizadas por talles, productos y cantidades.
- Legajos digitales: los ingresos, formularios, contratos y altas tempranas están totalmente digitalizados.
Más allá de la eficiencia, el impacto que Vélez destaca con más fuerza es el cultural. Antes, el instituto y el club funcionaban con canales separados, lo que limitaba la sinergia entre dos áreas que comparten valores, alumnos y propósito. Hoy todos forman parte de una misma comunidad.
Una plataforma que crece a la par de la institución
Hace dos años, gestionar Vélez significaba multiplicar canales, persiguir papeles entre oficinas y depender de cadenas informales de comunicación. Hoy el club centraliza Capital Humano en una sola app que llega tanto al gerente de operaciones como al profesor que entrena en cancha, tanto al docente del primario como al coordinador deportivo.
Para Vélez, este primer año demostró que la tecnología bien aplicada no solo agiliza procesos, sino que también refuerza el sentido de pertenencia que define a la institución.
“Humand agrupa todas las tareas de manera simple, permite la interacción entre todas las áreas de instituciones tan complejas como las deportivas y genera sentido de pertenencia, porque el empleado siente que está recibiendo un servicio de parte de la institución.”