Coordenar uma equipe distribuída por todo o país sem perder a proximidade
Essa presença nacional também se reflete dentro da própria Asofom. Seus colaboradores trabalham em diferentes cidades do México, combinando modelos totalmente remotos com jornadas híbridas entre o escritório e a casa.
À medida que a associação ampliava sua representatividade e presença em diferentes regiões do país, manter todos próximos e conectados se tornou um novo desafio. A comunicação do dia a dia dependia de e-mails, ligações e reuniões virtuais, enquanto políticas, procedimentos e comunicados ficavam armazenados na nuvem. Embora fosse um espaço útil, era pouco acessado e nem sempre era possível saber se uma atualização importante havia realmente chegado a toda a equipe.
Com colaboradores distribuídos entre diferentes cidades e modelos de trabalho, acompanhar de forma simples a jornada de cada pessoa e seus dias de descanso também começava a demandar mais tempo do que deveria.
Tudo em um só lugar, direto pelo celular
Com a Humand, a Asofom passou a contar com um único espaço para reunir processos que antes estavam distribuídos entre diferentes canais. O módulo de Documentos se tornou o principal ponto de acesso a políticas, procedimentos e comunicados, disponíveis a qualquer momento pelo celular de cada colaborador, sem a necessidade de procurar entre pastas compartilhadas e diferentes versões de arquivos.
A partir daí, outros processos importantes para o dia a dia da equipe também foram centralizados:
- Questionários: a equipe pode realizar pesquisas internas de forma simples e centralizada, incluindo a NOM-35.
- Atualização de Dados: cada colaborador pode atualizar suas informações pessoais, como mudanças de endereço, diretamente pela plataforma.
Com isso, a equipe de RH da Asofom passou a contar com uma única fonte confiável de informações para apoiar cada colaborador, independentemente da cidade de onde esteja trabalhando.
Mais organização e clareza no controle de jornada
O México está avançando em direção a uma reforma trabalhista que reduzirá a jornada de trabalho para 40 horas semanais e também exigirá das empresas o registro eletrônico das horas trabalhadas por cada pessoa. Isso significa que não será mais suficiente fazer esse controle de forma aproximada ou com base na memória. Será necessário contar com dados concretos, algo que cada vez mais empresas no México já começam a considerar.
Na Asofom, o módulo de Controle de Jornada oferece exatamente esse tipo de registro: claro, organizado e sempre disponível. A jornada de cada colaborador é registrada em tempo real e pode ser consultada online, sem depender de relatórios que antes precisavam ser solicitados e consolidados manualmente.
Para uma equipe que combina modelos remotos e híbridos em diferentes regiões do país, poder fazer esse acompanhamento diretamente pelo celular se tornou uma parte fundamental da rotina da Asofom. Como próximo passo, a associação também avalia implementar o módulo de Avaliação de Desempenho.
Para uma associação que representa centenas de empresas em todo o México, simplificar seus próprios processos internos e torná-los acessíveis pelo celular também é uma forma de liderar pelo exemplo junto às empresas associadas: aplicar internamente a mesma digitalização que promove em toda a sua rede.
Criando as bases para continuar crescendo
Para a Asofom, avançar na digitalização de seus processos foi, acima de tudo, uma forma de se preparar para continuar crescendo com mais organização e clareza, oferecendo uma estrutura cada vez melhor para uma equipe distribuída por todo o país.