Coordinar a un equipo repartido por todo el país, sin perder cercanía
Puertas adentro, ese mismo alcance nacional se repite en su propio equipo. Los colaboradores de Asofom trabajan desde distintas ciudades del país, combinando esquemas totalmente remotos con jornadas híbridas de oficina y casa.
A medida que la asociación crecía en representación y en presencia territorial, mantener esa misma cercanía se volvió un desafío distinto. La comunicación diaria dependía de correos,, llamadas y reuniones virtuales, mientras que las políticas, los procedimientos y las circulares vivían en la nube: un espacio útil, pero que pocas veces se abría, y donde no siempre quedaba claro si una actualización había llegado a todo el equipo.
Con colaboradores repartidos entre distintas ciudades y modalidades de trabajo, hacer un seguimiento simple de la jornada de cada persona y de sus días de descanso también empezaba a llevar más tiempo del que debería.
Todo en un mismo lugar, desde el celular
Con Humand, Asofom encontró un solo espacio para reunir procesos que antes estaban repartidos entre distintos canales. El módulo de Documentos se convirtió en el nuevo punto de referencia para políticas, procedimientos y circulares: disponible desde el celular de cada colaborador en cualquier momento, en lugar de perderse entre carpetas y versiones distintas guardadas en una carpeta compartida.
A ese primer paso se sumaron otros procesos clave para el día a día del equipo:
- Cuestionarios: el equipo aplica encuestas internas de forma simple y centralizada, incluida la NOM-35.
- Actualización de Datos: cada colaborador actualiza su información personal, como cambios de domicilio, directamente desde la plataforma.
Con esto, el equipo de Recursos Humanos de Asofom pasó a tener una sola fuente de información confiable para acompañar a cada colaborador, sin importar desde qué ciudad esté trabajando ese día.
Orden y claridad en el control de asistencia
México se está encaminando hacia una reforma laboral que va a bajar la jornada a 40 horas semanales y que además va a exigirle a las empresas un registro electrónico de las horas que trabaja cada persona. Ya no va a alcanzar con calcularlo a ojo o de memoria: va a haber que mostrarlo con datos reales, algo que cada vez más empresas en México ya empiezan a tener en cuenta.
En Asofom, el módulo de Control de Asistencia le da a la asociación ese tipo de registro: claro, ordenado y siempre disponible, con la jornada de cada colaborador reflejada en tiempo real, disponible online sin depender de reportes que había que pedir y cruzar a mano.
Para un equipo que combina esquemas remotos e híbridos en distintos puntos del país, tener ese registro resuelto desde el celular se volvió una de las bases más sólidas del día a día de Asofom. Como siguiente paso, la asociación ya evalúa sumar un módulo de Evaluación de Desempeño.
Para una asociación que representa a cientos de empresas en todo México, tener sus propios procesos internos simplificados y al alcance del celular es también una forma de predicar con el ejemplo frente a sus agremiados: la misma digitalización que impulsan puertas afuera, aplicada primero puertas adentro.
Sentar bases para seguir creciendo
Para Asofom, dar este paso hacia la digitalización fue, sobre todo, una forma de prepararse para seguir creciendo con más orden y claridad, sosteniendo un equipo que trabaja repartido por todo el país.
“Es la base para las sanas prácticas de las empresas.”