O grande desafio de gerenciar o Vélez
O Vélez é uma instituição que reúne esporte profissional e amador, uma instituição de ensino com 2.400 alunos e 283 professores, além de prestar serviços a mais de 10.000 associados. Internamente, a área de Recursos Humanos enfrentava um desafio que qualquer organização com equipes distribuídas e diferentes perfis conhece bem: como alcançar todos, no momento certo e da forma adequada, sem que nenhuma informação se perca pelo caminho.
Os colaboradores estão distribuídos em cinco unidades, nas quais trabalham coordenadores esportivos, professores de diferentes modalidades, médicos, nutricionistas, psicólogos, equipes de manutenção e limpeza, docentes, auxiliares e profissionais administrativos.
A comunicação dependia do WhatsApp, de e-mails pessoais e corporativos e de documentos em papel. As solicitações de férias chegavam ao escritório como pilhas de papéis praticamente impossíveis de conferir, não havia controle de ponto e a sinergia entre o clube e a instituição de ensino era limitada por canais fragmentados.
Tudo o que o Vélez precisava
O Vélez buscava uma ferramenta que centralizasse os processos de Recursos Humanos, se adaptasse à diversidade de perfis e horários e pudesse ser adotada sem dificuldades tanto pelas equipes administrativas quanto pelos professores que trabalham em campo. A Humand foi a opção que melhor se adaptou à realidade do Vélez.
Em 40 dias, a equipe de Recursos Humanos colocou a Humand em funcionamento. Os módulos foram divididos em duplas para acelerar a implementação e, com duas reuniões semanais de acompanhamento, a equipe avançou por cada etapa do processo.
Hoje, a Humand é o principal canal de Recursos Humanos do Vélez e faz parte da operação diária do clube e da instituição de ensino. Entre os módulos que mais se destacam estão:
- Comunicação interna: publicações, eventos, sorteios e novidades chegam simultaneamente a mais de 1.100 colaboradores. A possibilidade de programar publicações permite manter a comunicação ativa inclusive nos finais de semana e feriados.
- Controle de presença: mil colaboradores registram o ponto pela plataforma, seja na sede, na Vila Olímpica ou no complexo esportivo. Isso representou uma grande mudança estrutural.
- Férias e licenças: todos os colaboradores podem consultar em tempo real os dias disponíveis e solicitar licenças pelo aplicativo, enquanto os gestores podem aprová-las imediatamente.
- Gerenciamento de serviços: o que antes exigia ligar para um colega que poderia estar de folga agora é resolvido por meio de um chamado centralizado. O módulo também centraliza as solicitações de uniformes, que antes eram administradas informalmente e hoje estão sistematizadas por tamanho, produto e quantidade.
- Documentos: admissões, formulários, contratos e registros iniciais dos colaboradores estão totalmente digitalizados.
Além da eficiência, o impacto que o Vélez mais destaca é o cultural. Antes, a instituição de ensino e o clube operavam por meio de canais separados, o que limitava a sinergia entre duas áreas que compartilham valores, alunos e propósito. Hoje, todos fazem parte de uma mesma comunidade.
Uma plataforma que cresce junto com a instituição
Há dois anos, gerenciar o Vélez significava multiplicar canais, procurar documentos em papel entre diferentes escritórios e depender de cadeias informais de comunicação. Hoje, o clube centraliza os processos de Recursos Humanos em um único aplicativo, que alcança tanto o gerente de operações quanto o professor que trabalha em campo, tanto o docente do ensino fundamental quanto o coordenador esportivo.
Para o Vélez, este primeiro ano demonstrou que a tecnologia, quando bem aplicada, não apenas agiliza processos, mas também fortalece o sentimento de pertencimento que define a instituição.
“A Humand reúne todas as tarefas de forma simples, permite a interação entre todas as áreas de instituições tão complexas quanto as esportivas e gera um sentimento de pertencimento, porque o colaborador sente que está recebendo um serviço por parte da instituição.”