La gestión de vacaciones puede parecer un trámite sencillo… hasta que surgen preguntas como: ¿cuántos días de vacaciones me corresponden por ley?, ¿qué pasa si hay un festivo en medio de mis días libres?, o ¿puedo acumular días no usados de un año a otro?
Si trabajas en Recursos Humanos, sabes que estas dudas llegan todo el tiempo. Y no responderlas bien puede afectar tanto la operatividad del negocio como la satisfacción del equipo.
En este artículo vas a encontrar todo lo que necesitas saber sobre los períodos vacacionales en España: la normativa actual, cómo calcular los días, qué situaciones especiales tener en cuenta y cómo gestionarlos sin estrés, incluso en empresas con plantillas grandes o equipos descentralizados.
Además, te dejamos un recurso oficial del Gobierno donde puedes ampliar más sobre permisos y condiciones laborales:
👉 Condiciones de trabajo y permisos – administracion.gob.es
Seguí leyendo, porque lo que viene va a ayudarte a tomar decisiones más claras, anticiparte a los conflictos y mejorar la planificación en tu empresa.
¿Qué son los períodos vacacionales y por qué importan en RRHH?
Los períodos vacacionales son los días que un trabajador puede tomarse para descansar del trabajo, sin perder su salario ni su vínculo con la empresa. Son un derecho reconocido por ley, y no dependen de la voluntad del empleador.
Hasta ahí, todo claro. Pero si trabajas en Recursos Humanos, sabes que los períodos vacacionales son mucho más que días libres. Son una pieza clave en la planificación operativa de cualquier empresa.
¿Por qué son importantes para RRHH?
Porque si no se gestionan bien, pueden generar:
- Cuellos de botella operativos, si se van muchas personas del mismo equipo al mismo tiempo.
- Tensión entre colaboradores, si sienten que hay favoritismo o falta de transparencia.
- Sanciones legales, si no se respetan los derechos mínimos establecidos por la normativa laboral.
- Desmotivación, si los empleados sienten que no pueden desconectar o que pierden días por mala organización.
Además, cuando la empresa crece o trabaja con equipos remotos o por turnos, la cosa se complica aún más: cruzar agendas, respetar lo que marca el convenio, dejar registro de todo… y hacerlo sin errores, en un Excel compartido.
Por eso, RRHH no puede tratar las vacaciones como un simple trámite. Tiene que ser una parte activa de la estrategia de bienestar, productividad y cumplimiento normativo de la empresa.
Períodos vacacionales por ley en España
En España, el derecho a las vacaciones está regulado por el Estatuto de los Trabajadores, específicamente en el artículo 38. Y acá va lo más importante: el mínimo legal son 30 días naturales de vacaciones por año trabajado.
Esto quiere decir que, como base, cualquier persona con un contrato laboral tiene derecho a un mes de vacaciones al año, sin importar si trabaja a tiempo completo o parcial. Ahora bien, hay matices importantes que RRHH debe conocer.
¿Qué significa “30 días naturales”?
Significa que se cuentan todos los días del calendario, incluyendo fines de semana y festivos. Por ejemplo, si un colaborador se toma vacaciones desde el lunes 1 hasta el martes 30, ya consumió sus 30 días naturales, aunque no haya trabajado sábado ni domingo.
Esto puede ser distinto si el convenio colectivo o el contrato individual establece vacaciones en días laborables (es decir, solo los días que la persona trabaja). En ese caso, hay que revisar lo que diga ese documento específico, porque puede mejorar (pero nunca empeorar) lo que marca la ley.
¿Quién decide cuándo se toman las vacaciones?
El Estatuto dice que las vacaciones deben fijarse de común acuerdo entre empresa y trabajador. Y si hay conflicto, es un juez quien decide.
Eso sí: las vacaciones deben ser conocidas por el empleado al menos con dos meses de antelación. Esta es una obligación legal para que los trabajadores puedan planificar su descanso con tiempo.
¿Cuántos días de vacaciones me corresponden?
Una de las preguntas más frecuentes en cualquier departamento de RRHH es: “¿Cuántos días de vacaciones me corresponden?”. Y la respuesta depende principalmente de dos factores:
- El tiempo trabajado durante el año.
- Lo que diga el convenio colectivo o el contrato laboral.
Si trabajaste todo el año
Si una persona trabajó los 12 meses completos, y el régimen de vacaciones es de 30 días naturales, entonces le corresponden exactamente 30 días al año.
Ahora bien, si las vacaciones están definidas en días laborables, lo habitual es que se concedan 22 días laborables por año trabajado (esto varía según convenio, pero es una media común).
Si trabajaste solo parte del año
Acá entra el cálculo proporcional, que suele generar dudas. Por ejemplo:
- Si alguien trabajó 6 meses, le corresponden la mitad de sus días de vacaciones.
- Es decir, 15 días naturales o 11 días laborables, aproximadamente.
¿Y los contratos temporales?
Los contratos de corta duración o por obra también generan derecho a vacaciones. No importa si la persona trabajó solo 2 meses: debe poder disfrutar o cobrar los días proporcionales que le correspondan.
Esto aplica incluso si no llega a tomar esos días en forma real. En ese caso, se incluyen como parte del finiquito.
¿Cuántos días de vacaciones por mes trabajado?
Cuando un contrato no cubre el año completo, o un colaborador empieza o termina su relación laboral en medio del año, es clave saber cuántos días de vacaciones le corresponden por cada mes trabajado.
El cálculo más común: 2,5 días por mes
La forma más simple y extendida de calcularlo es esta:
30 días naturales / 12 meses = 2,5 días naturales por mes trabajado
Entonces, si una persona trabajó:
- 1 mes: le corresponden 2,5 días naturales
- 3 meses: 7,5 días naturales
- 6 meses: 15 días naturales
Si en tu empresa las vacaciones se cuentan en días laborables (por ejemplo, 22 al año), entonces el cálculo sería:
22 días laborables / 12 meses = 1,83 días laborables por mes trabajado
Este cálculo proporcional sirve para contratos temporales, finiquitos y también cuando alguien pide un adelanto de vacaciones.
¿Se pueden redondear los días?
Sí, muchas empresas lo hacen por motivos prácticos. Por ejemplo, si a alguien le corresponden 7,5 días, se puede redondear a 8 o acordar que disfrute 7 y cobre el restante.
Eso sí: el redondeo no puede perjudicar al trabajador, y siempre debe respetarse lo que diga el convenio o acuerdo interno.
¿Qué pasa si hay festivos durante las vacaciones?
Esta es una de las dudas más comunes, tanto para empleados como para RRHH:
¿Qué ocurre si durante las vacaciones cae un día festivo?
La respuesta depende de si las vacaciones se cuentan en días naturales o días laborables.
Si las vacaciones son en días naturales
En este caso, los festivos sí cuentan dentro de las vacaciones.
Por ejemplo, si alguien toma vacaciones del 1 al 15 de agosto (15 días naturales), y el 15 es festivo, ese día se considera parte de las vacaciones igualmente.
Es la opción menos favorable para el trabajador, pero es legal si está establecida en contrato o convenio.
Si las vacaciones son en días laborables
En este caso, los días festivos no se descuentan.
Solo se descuentan los días en los que la persona hubiera trabajado normalmente.
Por ejemplo, si un empleado tiene 10 días laborables de vacaciones y hay un festivo en el medio, ese día no se resta del total.
¿Y si enfermo durante las vacaciones?
Otra situación frecuente: una persona cae de baja médica en pleno descanso.
Desde 2012, si un trabajador se encuentra de baja médica durante sus vacaciones, tiene derecho a reprogramarlas para más adelante.
Eso sí, debe avisar y justificar la situación con el parte de baja correspondiente.
¿Puedo acumular o renunciar a días de vacaciones?
Aunque muchos empleados prefieren no tomarse todos sus días para “guardarlos” o “cobrarlos después”, la ley es clara:
las vacaciones no son acumulables indefinidamente ni se pueden renunciar.
No se pueden renunciar
Los días de vacaciones son un derecho irrenunciable.
Esto significa que, aunque un trabajador quiera “vender” sus días a cambio de dinero, no puede hacerlo mientras esté en activo.
El descanso es obligatorio porque protege la salud física y mental de las personas.
Solo hay una excepción:
Si al finalizar el contrato quedan vacaciones pendientes de disfrutar, sí se abonan en el finiquito.
¿Y se pueden acumular para el año siguiente?
Por regla general, las vacaciones deben tomarse dentro del año natural en el que se generan.
Sin embargo, el Estatuto permite cierta flexibilidad:
Si no se han podido disfrutar por causas justificadas (como una baja médica), pueden extenderse hasta 18 meses después del año en que se generaron.
Algunos convenios también permiten acumular días durante un corto período, pero nunca de forma indefinida.
¿Qué debería hacer RRHH?
- Informar con tiempo a los empleados cuántos días tienen disponibles.
- Llevar un control actualizado, preferentemente digital.
- Fomentar que se tomen los días, para evitar acumulaciones problemáticas al cierre del año.
Mejores prácticas para gestionar los períodos vacacionales desde RRHH
Gestionar vacaciones no debería ser un dolor de cabeza. Pero en muchas empresas, sigue siendo una pesadilla de correos cruzados, Excel desactualizados y conflictos por superposición de fechas.
Con una buena planificación y las herramientas adecuadas, RRHH puede convertir este proceso en algo ágil, claro y justo para todos.
1. Planifica con anticipación
La clave está en prevenir. Asegúrate de:
- Informar a todo el equipo cuántos días tiene disponibles.
- Establecer fechas límite para pedir vacaciones.
- Evitar acumulaciones masivas en fin de año.
Una política clara y publicada evita malentendidos.
2. Digitaliza la gestión
Olvídate del papeleo. Hoy existen plataformas como Humand que permiten:
- Solicitar y aprobar vacaciones desde el móvil.
- Ver calendarios de equipo en tiempo real.
- Generar reportes automáticos de días usados y pendientes.
Con Humand, cada colaborador puede gestionar sus vacaciones de forma simple y transparente, desde donde esté. Y RRHH gana tiempo y control.
3. Equilibra la operativa
No todo es dejar que elijan libremente. RRHH debe asegurar que no se generen vacíos críticos.
- Coordina los pedidos entre áreas clave.
- Ten en cuenta proyectos activos o temporadas de alta demanda.
- Usa sistemas que muestren superposiciones antes de aprobar.
4. Comunica con claridad
A veces, los conflictos no vienen por los días en sí, sino por la forma en que se comunican las decisiones. Por eso:
- Documenta las reglas internas.
- Contesta los pedidos con justificación, si se rechazan.
- Ofrece alternativas cuando una fecha no sea viable.
Cuando las personas entienden el porqué, aceptan mejor las decisiones.
Casos especiales: bajas, ERTE, fin de contrato y vacaciones
No todo es lineal cuando hablamos de vacaciones. En RRHH, es común encontrarse con situaciones especiales que generan dudas: ¿Qué pasa con los días de vacaciones en una baja médica? ¿Y si la persona está en un ERTE? ¿Se pierden al finalizar el contrato?
Vamos caso por caso:
🔹 Bajas médicas
Si un trabajador está de baja por enfermedad común o accidente y no puede disfrutar sus vacaciones, no las pierde.
Según la normativa vigente:
El empleado podrá disfrutarlas cuando se recupere, incluso si eso implica pasar al año siguiente, con un plazo de hasta 18 meses desde el final del año en que se generaron.
Es clave registrar bien las fechas de la baja y comunicar al empleado cuántos días le quedan por disfrutar.
🔹 ERTE
Durante un ERTE de suspensión (es decir, cuando el trabajador no presta servicios), no se generan días de vacaciones.
Solo si el ERTE es de reducción de jornada, se genera proporcionalmente.
Por eso, en contextos de ERTE, hay que recalcular cuidadosamente cuántos días le corresponden al empleado ese año.
🔹 Fin de contrato
Si un contrato termina y el trabajador no ha disfrutado todos sus días de vacaciones, la empresa debe:
- Incluir los días no usados en el finiquito, como parte del pago pendiente.
- Calcular el valor en base al salario diario.
Y si el empleado ya tomó más días de los que le correspondían, no tiene que devolverlos en dinero. La ley no contempla ese reintegro, salvo que esté específicamente pactado.
Recursos útiles y normativa oficial
Cuando se trata de derechos laborales, lo mejor es basarse siempre en fuentes oficiales y herramientas confiables. Acá te dejamos algunos recursos que todo equipo de RRHH en España debería tener a mano:
Normativa oficial sobre vacaciones
El principal marco legal lo encuentras en el Estatuto de los Trabajadores, artículo 38, que establece:
- Un mínimo de 30 días naturales de vacaciones por año trabajado.
- La obligación de acordar las fechas con el trabajador.
- La necesidad de comunicar las vacaciones con al menos 2 meses de antelación.
También puede haber modificaciones o mejoras según el convenio colectivo aplicable en cada empresa o sector.
Consulta aquí un recurso oficial para conocer más sobre condiciones laborales y permisos:
👉 Condiciones de trabajo y permisos – administracion.gob.es
Herramientas para facilitar la gestión
La digitalización ayuda a que RRHH no solo cumpla con la ley, sino que lo haga de forma ordenada, rápida y sin errores.
Con una plataforma como Humand, puedes:
- Automatizar el control de días disponibles.
- Centralizar las solicitudes y aprobaciones en una sola app.
- Evitar superposiciones con calendarios compartidos.
- Generar informes en tiempo real.
Esto no solo mejora la experiencia de los colaboradores, sino que reduce el riesgo de incumplimientos legales.
Conclusión
Gestionar los períodos vacacionales no es solo una cuestión de cumplir con la ley. Es una oportunidad para cuidar el bienestar del equipo, planificar mejor las operaciones y construir un entorno laboral más justo y organizado.
Hoy repasamos todo lo que RRHH debe saber:
✔ Cuántos días de vacaciones corresponden por ley en España
✔ Cómo calcularlos por mes trabajado o ante contratos temporales
✔ Qué pasa con festivos, bajas, ERTE o fin de contrato
✔ Qué prácticas ayudan a evitar conflictos y cuellos de botella
✔ Qué herramientas pueden facilitar el proceso
Desde Recursos Humanos, podemos hacer que tomarse vacaciones no sea un problema… sino un derecho bien gestionado.
Y si buscas una solución digital que te permita centralizar todo este proceso sin papeles, sin mails de ida y vuelta y con total trazabilidad, Humand puede ayudarte. Con nuestra app, gestionar las vacaciones de tu equipo es tan simple como enviar un mensaje.
