Hotel Buenaventura: todos os colaboradores informados, a qualquer hora e em qualquer lugar

O desafio de se comunicar em um hotel que funciona 24/7

Na hotelaria, a operação continua muito depois do fim do expediente administrativo. Enquanto alguns colaboradores trabalham durante o dia, outros começam seus turnos de madrugada, e muitos alternam horários constantemente. Para o Hotel Buenaventura, essa dinâmica tornava especialmente complexo garantir que todos recebessem as mesmas informações.

Durante anos, a comunicação interna se apoiou em um boletim diário conhecido como El News, que reunia novidades, aniversários, treinamentos e informações relevantes para a operação do hotel. Sua elaboração exigia tempo e diversas tarefas manuais da equipe de Recursos Humanos, desde reunir fotos e redigir notícias até diagramar e organizar o conteúdo em um documento que depois era compartilhado por canais digitais e exibido nas telas e murais das áreas internas do hotel.

Com a Humand, esse processo ficou muito mais simples.

Embora os colaboradores consultassem esses espaços com frequência, a informação não chegava a todos da mesma forma. Quem tinha acesso a computadores e e-mail corporativo recebia as novidades diretamente, enquanto a equipe operacional dependia das publicações físicas ou de que seus gestores repassassem as mensagens.

A essa dificuldade somavam-se processos de Recursos Humanos que ainda exigiam formulários em papel, e-mails e atendimentos presenciais. Solicitar uma declaração de vínculo empregatício, atualizar documentos ou gerenciar férias podia significar ir até um escritório e aguardar a intervenção de diferentes pessoas.

O desafio era encontrar uma ferramenta que se adaptasse ao ritmo da hotelaria e permitisse que cada colaborador se informasse e realizasse suas solicitações pelo próprio celular, inclusive fora do horário administrativo.

Dos murais a uma comunidade conectada

Como parte de uma estratégia de comunicação compartilhada entre os hotéis do Grupo VerdeAzul, o Hotel Buenaventura adotou a Humand para modernizar seus canais internos e simplificar a gestão de pessoas.

A implementação foi acompanhada pela equipe da Humand e exigiu poucas sessões de treinamento. Seu funcionamento, parecido com o das redes sociais que os colaboradores já conheciam, facilitou a familiarização com a plataforma.

Uma das mudanças mais importantes foi que a informação deixou de ficar restrita aos computadores corporativos, às televisões e aos murais. Hoje, cada colaborador pode acessar as novidades pelo celular, independentemente da área em que trabalha ou do seu turno.

Entre os módulos mais utilizados pelo Hotel Buenaventura, destacam-se:

• Mural: tornou-se o principal canal para compartilhar notícias, aniversários, reconhecimentos, eventos e atividades. O tradicional News continua existindo em um formato mais enxuto, principalmente para conteúdos de treinamento, enquanto as novidades do dia a dia são publicadas diretamente na Humand.
• Documentos: os colaboradores podem consultar seus holerites na plataforma, sem depender de e-mails nem precisar procurar documentos de períodos anteriores em suas caixas de entrada.
• Formulários e solicitações: pedidos de declarações de vínculo empregatício, atualização de dados pessoais e documentos de identidade, além da reserva de salas de treinamento, são gerenciados digitalmente, substituindo formulários e pedidos informais.
• Férias e licenças: os colaboradores podem enviar solicitações pelo aplicativo diretamente aos seus gestores para aprovação ou recusa. O RH recebe as informações e dá continuidade ao processo sem necessidade de formulários físicos.
• Organograma: a estrutura organizacional é atualizada com a entrada de novos colaboradores e seus respectivos cargos, reduzindo o trabalho manual que antes era necessário para mantê-la em dia.
• Marketplace: os colaboradores usam esse espaço para oferecer produtos e serviços próprios, desde alimentos e artesanato até serviços de refrigeração. Assim, a plataforma também gera oportunidades de troca entre colegas.
• Pesquisas: permitem coletar opiniões e respostas das equipes de forma rápida, sem precisar percorrer as diferentes áreas do hotel para consultar cada pessoa.

Essas ferramentas permitiram que a Humand fizesse parte tanto da comunicação diária quanto dos processos administrativos, facilitando o acesso a informações e serviços para colaboradores com funções e horários muito diferentes.

Mais participação e autonomia para todas as equipes

Uma das mudanças mais significativas para o Hotel Buenaventura foi que a comunicação deixou de depender exclusivamente do RH e das áreas administrativas.

Antes, grande parte das novidades era transmitida de forma unidirecional, dos gestores de cada área para suas equipes. Hoje, todos os colaboradores têm acesso ao mesmo canal e podem participar ativamente, publicar conteúdos e interagir com os colegas.

Para manter o engajamento, o hotel desenvolveu uma estratégia de comunicação que combina informações relevantes com atividades interativas. Por meio de quizzes, concursos, reconhecimentos e sorteios, a equipe de RH incentiva os colaboradores a acessar a plataforma e se manter atualizados.

Essas atividades ajudaram a transformar a Humand em um ponto de encontro que também gera conversas fora do aplicativo. As novidades publicadas no Mural são comentadas nos corredores e entre as equipes, fortalecendo a interação entre pessoas de diferentes áreas e turnos.

Uma comunicação que acompanha o ritmo da hotelaria

Em um ambiente onde os horários mudam constantemente e nem todos os colaboradores têm acesso a um computador durante o expediente, a Humand permitiu que a comunicação e os processos internos se adaptassem à realidade de cada função.

Hoje, tanto a equipe de cozinha e limpeza quanto as equipes administrativas e de atendimento ao hóspede podem se manter informadas, participar das iniciativas do hotel e gerenciar suas solicitações em um só lugar.

Para o Hotel Buenaventura, o maior valor está em ter democratizado o acesso à informação e à participação.

A Humand permitiu construir uma comunidade em que cada colaborador tem acesso à informação, pode ser ouvido e se sente parte da organização, não importa onde ou quando trabalhe.