Imagina esto: son las 9 de la mañana, revisas la asistencia del día y te das cuenta de que una persona del equipo no se presentó a trabajar. No hubo aviso, y apenas al día siguiente llega un justificante… ¿cómo saber si es válido? ¿Debes aceptarlo sin más? ¿Cuáles son las reglas?
Muchos líderes de RRHH se enfrentan a esta situación constantemente. Y aunque parezca un detalle menor, una mala gestión de los justificantes laborales puede afectar tanto la operatividad como la confianza del equipo.
En este artículo, te explicamos todo lo que debes saber sobre el justificante laboral, desde los tipos que existen hasta cómo evaluarlos y gestionarlos correctamente con ayuda de la tecnología.
¿Qué es un justificante laboral?
Un justificante laboral es un documento que respalda la ausencia de un trabajador durante su jornada laboral. Su objetivo es demostrar que la falta fue por una razón válida y, por lo tanto, debe considerarse como una falta justificada.
Este documento puede presentarse en diferentes formatos: un certificado médico, una constancia de cita, una carta explicativa firmada por el colaborador, entre otros.
¿Es lo mismo un justificante médico que un justificante laboral?
No exactamente. El justificante médico es uno de los tipos más comunes de justificante laboral, pero no el único.
También existen los justificantes de trabajo (por ejemplo, si el colaborador asistió a una capacitación externa), los permisos personales, y los casos de fuerza mayor.
¿Cuándo se considera una falta justificada?
De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo en México, una falta será justificada si el trabajador demuestra que tuvo un motivo razonable y comprobable para no asistir.
Ejemplos comunes de faltas justificadas:
- Enfermedad (acreditada con justificante médico)
- Fallecimiento de familiar directo (ver los días permitidos aquí)
- Citaciones legales o trámites gubernamentales
- Emergencias personales de fuerza mayor
- Permiso previamente autorizado por el empleador
Sin justificación válida, una ausencia se considera falta injustificada, lo cual puede impactar el pago del día e incluso derivar en sanciones, según el reglamento interno.
Tipos de justificantes laborales
Existen diversos tipos de justificantes que pueden ser válidos, dependiendo del motivo de la ausencia:
Justificante médico
Es el más común. Se presenta cuando el colaborador no asiste por enfermedad o cita médica.
Puede provenir de una institución pública (IMSS, ISSSTE) o de un médico particular. En ambos casos debe contener:
- Nombre del paciente
- Diagnóstico general o motivo de reposo
- Fechas de incapacidad o reposo sugerido
- Firma y cédula profesional del médico
👉 Consulta aquí si es válido un justificante de médico particular
Justificante por motivos personales
En ocasiones, el colaborador presenta una carta explicando motivos personales (ej. cuidado de hijos, urgencias domésticas).
La validez queda sujeta a revisión por parte del área de RRHH, y muchas veces depende de que se haya solicitado permiso para faltar al trabajo previamente.
Justificante por causas de fuerza mayor
Eventos inesperados como accidentes, emergencias familiares, fallos de transporte o fenómenos naturales pueden justificar una ausencia, siempre que exista documentación o evidencia que respalde lo ocurrido.
Otros justificantes comunes
- Asistencia a capacitaciones externas
- Citaciones judiciales o trámites gubernamentales
- Defunciones familiares (ver aquí los días permitidos)
¿Cuándo es válido un justificante médico particular?
Una duda frecuente en RRHH es si se deben aceptar justificantes emitidos por médicos particulares, no afiliados al IMSS.
La respuesta es sí, pero con condiciones:
- Debe incluir el nombre completo del trabajador
- Especificar claramente la fecha y duración del reposo
- Contener firma, cédula profesional y datos del médico tratante
Además, se recomienda verificar que el documento no sea apócrifo. Esto se puede hacer consultando la cédula profesional del médico en el sitio oficial de la SEP o usando herramientas como cedulaprofesional.sep.gob.mx.
En este artículo especializado puedes ver más detalles:
👉 Ausencia laboral con justificante de médico particular: ¿es válido?
Mejores prácticas para gestionar justificantes laborales en tu empresa
Una buena gestión no solo evita problemas, también construye una cultura de responsabilidad y claridad en tu organización. Aquí van algunas recomendaciones clave:
1. Establece una política clara
El reglamento interno debe detallar:
- Qué se considera falta justificada e injustificada
- Qué documentos se deben presentar y en qué plazo
- Cuáles son los medios válidos para enviar el justificante
Esto evita ambigüedades y asegura un trato justo para todos.
2. Define plazos de entrega
Lo ideal es que el justificante se entregue el mismo día o al día siguiente de la ausencia. Establecer un plazo límite ayuda a evitar abusos o justificaciones a destiempo.
3. Digitaliza y centraliza el proceso
Recibir justificantes por WhatsApp, email, papel y verbalmente genera caos.
Con plataformas como Humand, puedes centralizar todo el proceso en un único espacio digital. La app permite que el colaborador suba su justificante directamente desde su celular, y RRHH lo recibe al instante con notificación automática.
Además, Humand permite:
- Registrar y clasificar tipos de ausencias
- Integrar con calendarios de equipo
- Generar reportes automáticos por colaborador, equipo o periodo
- Disminuir errores administrativos y riesgos legales
¿Qué hacer si un justificante no es válido?
Si un documento no cumple los requisitos, no hay que improvisar. Estos son los pasos recomendados:
- Notificar al colaborador (por escrito o a través de un canal oficial) explicando por qué no se acepta su justificante.
- Registrar la falta como injustificada, según los criterios de la política interna.
- Aplicar las medidas correspondientes: descuento del día, advertencia o sanción, siempre de forma proporcional y documentada.
La clave está en la consistencia: todos los casos deben gestionarse bajo las mismas reglas para evitar conflictos o percepciones de favoritismo.
Cómo mejorar la comunicación interna en estos casos
Las ausencias no son solo una cuestión administrativa: también impactan en el clima laboral. Por eso, mejorar la comunicación es fundamental:
- Sé empático: No todas las ausencias son planificadas. Escuchar al colaborador genera confianza.
- Usa canales digitales para registrar permisos y justificar faltas (notificaciones en app, formularios simples)
- Capacita a los líderes de equipo para detectar ausencias, comunicarlas a RRHH y acompañar a sus colaboradores.
Con Humand, puedes configurar notificaciones automáticas, alertas y canales de comunicación internos que mejoran el seguimiento de estos casos sin fricción.
Conclusión
El justificante laboral es una herramienta clave para organizar las ausencias en tu empresa. Más allá de “aceptar o no” un documento, se trata de construir un sistema justo, claro y funcional para todos.
Una gestión eficiente requiere:
- Normas claras
- Herramientas digitales
- Comunicación efectiva
- Y una cultura de confianza
Con soluciones como Humand, puedes llevar esta gestión al siguiente nivel y garantizar que tanto el área de Recursos Humanos como los colaboradores tengan todo al alcance de su mano.
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